Hva er en digital signatur?
En digital signatur er ganske enkelt en elektronisk måte å signere et dokument på. Det hele bygger på at man identifiseres digitalt, slik man får rett til å signere på et bestemt dokument. Prosessen er enkel: dokumentet lastes opp i nettleseren i PDF-format og sendes deretter for signering.
Som et alternativ til nettlesertjenesten kan man også integrere digital signering i en programvare eller i en komplett serviceprosess. Visma Sign kan integreres sømløst i bedriftens eksisterende virksomhet for en enklere dokumenthåndtering.
Visma Sign tilbyr to alternativer for identifisering: signering med sikker identifisering og signering med enkel identifisering. Avsenderen kan velge å benytte samme signeringsmetode for alle mottakerne eller spesifisere den for hver enkelt mottaker. Begge metodene er like juridisk bindende i henhold til EU-direktivet (eIDAS).
I utgangspunktet, bør man alltid benytte sikker identifisering ved digitale signaturer, da denne metoden er enklere å bevise i etterkant. Det er viktig å være oppmerksom på at ikke alle tjenester tilbyr sikker identifisering når man velger en digital signaturtjeneste.
Sikker identifisering
Mottakerens personnummer anvendes for identifiseringen ved sikker identifisering. Personnummeret sammenlignes deretter med opplysningene i identifiseringstjenesten. Eksempler på identifiseringssystemer er koder fra nettbanken eller mobilsertifikat.
Sikker identifisering anbefales når mottakeren er ukjent eller når dokumentet for signering krever det, for eksempel ved omfattende økonomiske avtaler. Man bør velge sikker identifisering i tilfeller hvor man vanligvis ville ha bekreftet underskriverens identitet ved en fysisk signering. Både norske, svenske, danske og finske bankkoder kan benyttes for sikker identifisering.
Enkel identifisering
Enkel identifisering innebærer at mottakeren av signeringsinvitasjonen signerer digitalt ved å skrive under i et bestemt felt. Enkel identifisering fungerer i hele verden, siden den ikke krever nordiske bankkoder eller mobilsertifikat. Enkel identifisering er et flott alternativ for dokumentsignering når partene allerede kjenner hverandre fra før og stoler på hverandre. Dette kan innebære signering av interne bedriftsdokumenter som protokoller, eller eksterne dokumenter som involverer kjente samarbeidspartnere.
Juridisk bindende og trygt
Digital signering er en trygg › måte å signere dokumenter på takket være EU-direktivet som har gjort det juridisk bindende. Med et digitalt signert dokument kan man i ettertid fastslå hvem som signerte, når det ble signert og hva som ble skrevet under på. Dokumentet kan ikke redigeres etter signering. Visma Sign er derfor utmerket for signering av forretningsavtaler, arbeidsavtaler, protokoller, fullmakter og lovpålagte forpliktelser.
Signeringstjenesten Visma Sign ble opprettet i samsvar med eIDAS-forordningen › og har blitt gjennomgått av en ekstern spesialist innen databeskyttelse. Digitale signaturer i Visma Sign er gyldige, selv i situasjoner hvor bruk av tjenesten forhindres midlertidig eller permanent. Med sine tilhørende støtteprosesser oppfyller tjenesten kravene i personvernforordningen, GDPR ›. Tjenesten dekkes kun autoriserte representanter for brukerorganisasjoner eller utvalgte informasjonssystemer med passord som har tilgang til dokumentene.
Individuelle brukerrettigheter kan tildeles innad i tjenesten. Tilgang til dokumentmapper kan også tildeles ulike brukergrupper. På denne måten blir kravene i GDPR angående behandling av kundeopplysninger overholdt. Så Visma Sign passer dermed også for håndtering av sensitive opplysninger, siden tilgang til disse kan begrenses til de berørte parter. Tjenesten benyttes i dag av forsikringsselskaper, banker, helseorganisasjoner og andre bedrifter og foreninger som stiller høye krav til datasikkerhet og personvern.
Dokumentarkiv
Visma Sign-tjenesten inkluderer et dokumentarkiv der alle signerte dokumenter lagres automatisk. Dokumentene lagres i 7 år. Alle dokumenter lages både i arkivene til underskriver og til avsender og de kan gjennomgås i etterkant. Dokumenter fra arkivet kan enkelt lastes ned og lagres på egen PC i PDF-format. Dokumentene kan også overføres til eget system. Bedriften trenger ikke å lagre fysiske dokumenter på kontoret siden alle dokumenter lagres i systemet.
Arkivet kan organiseres i forskjellige mapper som bare utvalgte brukergrupper har tilgang til. På denne måten sikrer man at ingen uvedkommende får tilgang til dokumentene. Arkivet kan også brukes på en annen måte. Ved hjelp av mappestrukturen kan du f.eks. sørge for at alle HR-ansatte har tilgang til arbeidsavtaler, selv om de ikke har signert dokumentene selv.
Signeringsinvitasjon per e-post og SMS
Vanligvis sendes signeringsinvitasjonene ut via e-post, men de kan også sendes på SMS. Ved håndtering av konfidensielle dokumenter kan dokumentet sendes per e-post, mens passordet sendes via sms. Man opprette ferdige meldingsmaler i tjenesten for å effektivisere invitasjonsprosessen. Man kan også opprette mottakerlister for personer som regelmessig signerer lignende dokumenter, som f.eks. administrerende direktør og styreleder som skal signere møtereferater.
Hvem har bruk for tjenesten?
Digital signering tilbyr løsninger for alle, fra enkeltpersoner til bedrifter og kommuner. Visma Sign har ulike prispakker for forskjellige behov slik at kostnadene for tjenesten står i forhold til bruken. Offentlige aktører ›, som kommuner og diverse foreninger kan for eksempel bruke digital signering for å effektivisere bevilgning av søknader, gjøre innkjøp og utarbeide samarbeidsavtaler. Bedrifter kan dra nytte av digital signering og arkivering i hele virksomheten, samtidig som de skaper merverdi for sine kunder.
Hele virksomheten
Bedrifter tjener på å bytte til digital signering for å sikre at alle dokumenter blir lagret og er tilgjengelige for de som trenger de. Digital signering passer både for eksterne og interne interessegrupper ettersom det minimerer unødvendig administrativt dokumentarbeid. Til og med kan bedriftens kunder dra nytte av en implementering av digital signering. Visma Sign gjør det enklere å kjøpe tjenester og man slipper å gå glipp av avtaler på grunn av problemer med opprettelse av kontrakter.
Tjenesten er nyttig for bedriftens ledelse når de signerer samarbeidsavtaler eller protokoller fra styremøter og generalforsamlinger. Det blir også enklere for økonomiavdelingen å signere regnskap, fullmakter og ulike anskaffelseskontrakter. Ved hjelp av tjenesten kan salgs- og markedsavdelingen inngå avtaler om samarbeid, salg og fakturering, samt håndtere e-handel.
Personalavdelingen kan benytte tjenesten for signering av arbeidsavtaler, arbeidsattester, avtaler om hjemmekontor og ferier, samt varsler om oppsigelser. HR-avdelinger er ofte de første som går over til digital signering ettersom de har en stor mengde med dokumenter som må signeres. Hele forretningsvirksomheten kan dra fordel av digital signering og forbedret dokumentbehandling.
De vanligste bruksområdene for digital signering
Inngåelse og oppsigelse av avtaler er blant de første aktivitetene det lønner seg å automatisere med digital signering. Ved bruk av webskjema kan man også innhente alle nødvendige kundeopplysninger i forbindelse med signeringen. Det er også mulig å samle flere underskrivere når avtaler skal inngås eller sies opp.
Fornyelse av kundeavtaler og vilkår er tidkrevende prosesser, hvor gjennomføring og oppfølging ofte krever mye administrativt arbeid. Signeringstjenesten minimerer administrativt arbeid, og avtaler og vilkår sendes ut samtidig til alle parter som skal signere. I tillegg muliggjør tjenesten overvåkning av statusen for signeringen i sanntid og sending av påminnelser til berørte parter ved behov. Digital signering forvandles en lang og komplisert prosess til noen få klikk på tastaturet.
Arbeidskontrakter og andre ansettelsesdokumenter får en enkel og smidig håndtering med digital signering. Det er slutt på at arbeidstakere må fysisk være til stede for å signere på en arbeidskontrakt. Ved hjelp av digital signering kan arbeidskontrakter både inngås eksternt og arkiveres automatisk. Dokumentene arkiveres i bestemte mapper i arkivet slik at dokumentbehandlingen etter signeringen også blir enklere. Denne funksjonen kan være spesielt nyttig for bemanningsbyråer, ettersom rekruttering av nye arbeidstakere ofte skjer raskt og kontinuerlig. Styredokumenter, søknader og fullmakter kan håndteres på samme måte.
Bedriftens kunder
Digitale tjenester er lette å bruke og øker kundetilfredsheten. Med digital signering kan kundene blant annet signere ordrebekreftelser og leiekontrakter. De kan også si opp gamle forsikringer og bytte til nye på bedriftens nettside. Alle parter sparer både tid og krefter når de ikke trenger å møte fysisk eller sende dokumenter i posten.
Kundene kan føle seg trygge på at opplysningene deres behandles i samsvar med GDPR. Den enkleste måten å sikre en riktig informasjonsbehandling på er å knytte et webskjema med digital signering til bedriftens nettsider. Det letter arbeidet ved revisjonsforespørsler om registerinformasjon og endringer av kundeopplysninger. Risiko for feil og integritetsbrudd minimeres når personopplysninger ikke foreligger i papirformat.
Hvorfor lønner det seg å bruke tjenesten?
La oss snu litt på det. Uten digital signering må dokumentene skrives ut, signeres, skannes inn og sendes via e-post til mottakeren. Mottaker må da skrive ut, signere, skanne inn og sende disse tilbake. Prosessen tar enda lengre tid dersom dokumentet må sendes som brevpost i tillegg. Det kan ta flere uker i verste fall. Blekk og papir som brukes for utskrifter er også unødvendige utgifter. Arbeidet slutter ikke her heller. Det signerte dokumentet må da lagres en plass, enten i et digitalt system eller i et fysisk arkiv. Ville det ikke være mye bedre å bruke en digital signeringstjeneste?
Rask, enkel og gunstig
Vi forbedrer kundeopplevelsen når vi eliminerer papirbruket, forenkler prosessene og fremfor alt sparer penger, tid og krefter. Signeringen kan utføres med én gang uavhengig av tid, sted og enhet. Det fører til at 89 % av alle signeringer gjennomføres innen 24 timer fra invitasjonen blir sendt ut. Digitalisering av signaturer er spesielt gunstig i prosesser som involverer mange dokumenter, eller når signeringen blir en tidkrevende ekstrautgift. Bedriften kan bruke tid på viktigere ting når signeringsprosessen tar kun noen få minutter.
Det lønner seg å bruke digital signering, spesielt når signeringen forsinker prosessen, eller når ventingen påvirker kundeopplevelsen negativt. For eksempel kan selgere frigjøre tid som de ellers ville ha brukt på fysiske salgsmøter. Utleieselskaper får leieavtalene signert direkte via sine egne nettsteder. Forsikringsselskaper kan tilby et skjema på sine nettsider som kunden kan benytte for å si opp sine tidligere forsikringer i andre forsikringsselskaper.
Digital signering er et miljøvennlig alternativ
Digitale signaturer og det digitale arkivet er miljøvennlige alternativer siden det er ingen utskriving eller postlegging av dokumentet, heller ingen arkivering i et fysisk arkivskap. Digitalt signerte dokumenter gjør det helt unødvendig med skanning og separat arkivering, dermed sparer man også plass på kontoret.
Papirløst arbeid minimerer antall feil og mangler betraktelig. Det blir mindre feil når dokumentet oppbevares digitalt hele sin levetid og man trenger ikke å lete etter papirer som har blitt borte. Behovet for å flytte dokumentet er helt borte hvis Visma Sign integreres helt i bedriftens eget system.
Hvordan brukes tjenesten?
Visma Sign kan brukes på tre måter i samsvar med dine behov og ønsker: som en ferdig nettlesertjeneste, som et webskjema på nettsidene dine eller ved å integrere digital signering i din tjeneste eller programvare.
1. Enkel nettlesertjeneste
Nettlesertjenesten lar deg ta digital signering i bruk med én gang. Registreringen tar bare et par minutter. Registrer en konto, last opp dokumenter for signering, send de til utvalgte underskrivere og samle inn signaturene på en trygg måte. Med nettlesertjenesten kan du både sende og behandle dokumenter for signering i en og samme tjeneste.
Du oppretter en konto enten ved å prøve ut tjenesten, eller ved å registrere deg direkte. Den første som tar tjenesten i bruk blir bedriftens hovedbruker automatisk. Derimot kan du enkelt delegere denne rollen til en annen i bedriften din. Du kan gi alle brukerne individuelle brukerrettigheter etter behov. Den enkleste måten å gjøre dette på er å opprette ulike brukergrupper hvor medlemmene har redigerings- og innsynsrettigheter. Deretter kan du opprette ulike mapper for forskjellige avdelinger – f.eks bedriftsledelse, personalavdeling og salgsavdeling. Et godt tips er å dele de som trenger tilgang til de samme dokumentene inn i grupper.
2. Webskjemaer for signering
Det ferdige webskjemaet vil være den beste løsningen hvis man trenger å hente inn flere opplysninger i tillegg til signering. Her fyller kunden (eller annen part) ut skjemaet og deretter bekrefter opplysningene med en elektronisk signatur. Skjemaet egner seg spesielt godt når bedrifter trenger å verifisere mottakerens identitet, for eksempel ved håndtering av kundeopplysninger eller i forbindelse med bestillinger og søknader. Med webskjemaet kan du hente informasjonen fra kunden direkte inn til ditt eget system uten å først måtte tolke og skrive inn informasjonen der.
Webskjema for signering er en del av Visma Sign-tjenesten fra Business-pakken ›.
Du kan lage et skjema for nettsiden eller nettbutikken din ved hjelp av skjemaverktøyet til Visma Sign, raskt og enkelt. Skjemaet kan også integreres direkte i bedriftens system eller tjeneste. Webskjemaet forenkler behandlingen av eventuelle revisjonsforespørsler om registerinformasjon i samsvar med GDPR-kravene og håndteringen av kundeinformasjon. Når webskjemaet er elektronisk signert, verifiserer det mottakerens identitet og informasjonen i skjemaet.
3. Integrert del av tjeneste eller programvare
Vil du ha en flersidig løsning ved å integrere digital signering direkte i programvaren eller prosessen din? Vi kartlegger din bedrifts behov og utfører integrasjonen basert på disse. Det er enkelt å starte opp med Visma Sign i ditt eget system. Tjenesten er basert på grensesnittet REST API ›, som innebærer at alle funksjonene i Visma Sign-tjenesten også ligger i grensesnittbeskrivelsen.
Vi og vårt integrasjonsteam hjelper din bedrift med integrasjon samt igansettelsen av vår tjeneste. Du kan også integrere Visma Sign i ulike bakgrunnsprogrammer på egenhånd. Du får tilgang til Visma Signs API når du har registrert deg for tjenesten. Dokumentasjon, PHP-koder, node.js og C # for utviklere finner du på nettet. Du får også omfattende støtte og hjelp fra oss. Kontakt oss for mer informasjon.
Intresserest i digital signering?
Madeleine Sandler jobber som markedsfører hos Visma Sign og er opptatt av å utforske hvordan bedrifter kan jobbe mer effektivt og miljøvennlig - uten å gå på bekostning av sikkerheten.
