Bli en moderne HR-superhelt i en hybrid verden

Summary:

Som HR-ansvarlig kjenner du sikkert igjen utfordringen med å holde rekrutteringer og kontrakter i gang når teamet – og hele organisasjonen – er spredt på ulike steder.

Med digital signering slipper du papirarbeid, treg postgang og unødvendige reiser. I stedet får du en rask, sikker og smidig prosess som fungerer uansett hvor du er.

I artikkelen ser du hvordan moderne HR-avdelinger bruker digital signering for å:

• Håndtere ansettelsesavtaler og rekrutteringsprosesser helt digitalt.
• Koble signeringsflyttet til HR-systemene sine og spare verdifull tid.
• Forbedre sikkerheten, sporbarheten og transparensen i hvert trinn av HR-arbeidet.

Selskaper som Lohilo Foods og Visma Solutions deler sine erfaringer med hvordan digital signering frigjør tid fra administrasjon til det som betyr mest – menneskene.

—

I en tid med distanse- og hybridarbeid trenger ikke HR lenger å sitte fast i papirarbeid, vente på postgangen eller bruke tid på unødvendige reiser. Ansettelsesavtaler og rekrutteringsprosesser kan i stedet håndteres smidig og sikkert – uansett tid og sted. Med digital signering og avtalehåndtering blir hele prosessen enklere – for både HR og ansatte.

Distansearbeid har endret HR – for alltid

De nye arbeidsmodellene med hybrid- og distansearbeid har forandret hvordan organisasjoner rekrutterer og håndterer HR-prosessene sine.

Tidligere måtte avtaler sendes med post for underskrift, eller så måtte den ansatte møte opp på kontoret for å skrive under et papir. Det hendte også at HR-medarbeidere måtte reise mellom kontorer for å sikre at dokumentene kom frem i tide. Alt dette tok tid og energi.

Med digital signering blir håndteringen av ansettelsesavtaler både raskere og mer fleksibel.

Signer enkelt – uansett hvor du er

For matvareprodusenten Lohilo Foods er den tidkrevende papirbehandlingen av ansettelsesavtaler – med begrensede muligheter til å følge opp om avtalene hadde kommet frem – nå noe som hører fortiden til.

Når digital signering ikke lenger er stedsbundet og prosessen har blitt mer transparent, har hverdagen blitt enklere.

Det er en klar fordel for oss å kunne se om mottakeren faktisk har fått avtalen, og at vi kan motta den digitale signaturen. Det er virkelig gull verdt.

— Annie Steen, personalansvarlig i Lohilo Foods

En moderne HR-funksjon håndterer avtaler med noen få klikk

I en tid med distanse- og hybridarbeid er HR sin superkraft å kunne jobbe uavhengig av sted. Avtalene beveger seg sikkert digitalt, de ansatte kan signere uansett hvor de befinner seg, og HR kan fokusere på det som til syvende og sist er viktigst – menneskene.

Også HR-teamet i Visma Solutions bruker Visma Sign. Her har digital signering fått en sentral rolle i selskapets HR-prosesser – takket være smidige integrasjoner, sentralisert oppfølging og enkel dokumenthåndtering.

Smidig med integrasjon til HR-systemet

Med en integrasjon mellom HR-systemet og Visma Sign er det både enklere og raskere å opprette og håndtere avtaler. Når informasjon overføres mellom systemene automatisk, frigjøres tid fra administrasjon til det som virkelig betyr noe – å støtte ansatte og finne nye talenter.

Ansettelsesavtalene våre lagres direkte i HR-systemet, så det er utrolig praktisk at Visma Sign er integrert. I dag kan vi sende avtaler til signering direkte fra systemet og følge hele prosessen på ett sted.

— Senior Talent Partner, Visma Solutions

Tidsbesparelser med oppfølging og påminnelser

Sentralisert oppfølging og automatiske påminnelser gjør HR-arbeidet enklere og driver prosessene fremover – uten unødvendige e-poster eller samtaler.

Jeg følger signeringsstatusen på avtalene via visningen for åpne invitasjoner i Visma Sign. Aktive avtaler vises direkte, og påminnelser kan sendes med ett klikk.

— People Operations Specialist, Visma Solutions

Struktur og transparens med mapper og søkefunksjon

Mappestrukturen og den smidige søkefunksjonen i Visma Sign gjør det enkelt å finne selv eldre dokumenter raskt – en stor fordel når HR trenger korrekt og komplett dokumentasjon i personalsaker.

Det er veldig praktisk å kunne håndtere avtaler i mapper i Visma Sign. Vi lagrer for eksempel provisjonsavtaler i en egen mappe. Med søkefunksjonen kan jeg enkelt finne en enkeltpersons avtale selv fra flere år tilbake. Det sparer mye tid og arbeid.

— People Data Specialist, Visma Solutions

Vil du også bli en HR-superhelt?

Begynn med å teste Visma Sign – og opplev hvordan digital signering gjør HR-hverdagen enklere, sikrere og mer fleksibel.

Minna Hirvonen jobber med innholdsmarkedsføring. Minna verdsetter nyttige og informative tekster. Derfor ble hun innholdprodusent allerede i 2004, slik at de som er tørste på informasjon kan finne svar gjennom digitale kanaler.