Håndter kontrakter bedre og sikrere – unngå disse 4 feilene

Ifølge Visma Signs undersøkelse om bruk av digitale løsninger for kontraktshåndtering (2023), lagrer kun 29 % av norske bedrifter kontraktene sine i et sikkert digitalt arkiv. De fleste kontrakter havner i dag på diverse utrygge steder, slik som personlige innbokser og datamaskiner, samt fysiske mapper. Det er til tross for at nærmere 85 % av disse selskapene også mente at sikkerhet var den viktigste drivkraften for kjøp.

I denne bloggen presenterer vi fire vanlige feil angående kontrakter, samt hvordan et godt system og digitale prosesser kan støtte i å håndtere kontrakter bedre for alles sikkerhet.

Feil nummer 1: Kontrakter lagres flere steder

Etter hvert som en organisasjon vokser, begynner det også å dukke opp utfordringer med kontraktsstyring. Vekst øker lett antall kontrakter, og samtidig stedene hvor de blir lagret, nettopp fordi det ikke lenger er én person som tar seg av alle kontraktene.

Når en bedrifts ansatte er spredt rundt på flere kontorer eller eksternt, blir det enda vanskeligere å finne den rette kontrakten. Er den viktige kontrakten på kontoret i Bergen eller i ? Eller kanskje hos Johansen i Drammen, som jobber hjemmefra?

En enkel løsning på dette problemet, er selvsagt et digitalt arkiv hvor alle kontrakter lagres automatisk.

Feil nummer 2: Kontrakter forsvinner med ansatte

Kolleger bytter jobb, og det rekrutteres stadig nye medarbeidere. Dette kan fort føre til at ingen har et klart bilde av hvor kontrakten som Larsen, som har byttet selskap, inngikk med leverandørene nå ligger. Samtidig er Larsenss leder ute i foreldrepermisjon, og ingen husker hva Larsen nevnte om kontraktene de siste arbeidsdagene.

Et annet typisk problem oppstår når du vil henvise til en kontrakt for å gjennomgå de avtalte vilkårene. Når en tidsbegrenset kontrakt går ut, kan du plutselig oppleve at selskapets tepper ikke har fått service på flere måneder, eller at vannkjøleren ikke er fylt på igjen.

Ved å signere og lagre kontraktene i Visma Sign, kan du legge til påminnelser om når det er på tide å fornye, oppdatere eller reforhandle en avtale.

Feil nummer 3: Viktig informasjon mangler

I tillegg til kontrakten, kan du også lagre de viktige dokumentene og vedleggene som hører til dem i Visma Sign. Kontrakter er ofte knyttet til ulike vedlegg og informasjon, slik som produktkataloger og kontraktsprislister. Selv om vedleggene ikke er signerte, kan det ofte være smart å oppbevare dem med kontrakten.

Også samtaler kan noen ganger ønskes inkludert som vedlegg til kontrakten, for eksempel e-poster som fant sted mellom kunden og selgeren før en transaksjon. På denne måten trenger ikke reforhandlinger alltid starte fra 0, men du har tilgang til viktig historikk.

Feil nummer 4: Sikkerhet er ikke en prioritet

Med Visma Sign håndterer du kontraktene dine helt digitalt fra start til slutt. I stedet for å skanne papir og sende e-post frem og tilbake, kan du håndtere hele prosessen fra sikker signering til automatisk arkivering innenfor én og samme tjeneste. I tillegg til å være mer brukervennlig for alle parter, skjer håndteringen av data også i henhold til GDPR.

Samtidig er avtalene alltid tilgjengelige, uavhengig av tid og sted, på en måte som tar hensyn til personvern og sikkerhet.

I noen tilfeller er det kontrakter som ikke akkurat alle i bedriften trenger å ha tilgang til. Med Visma Sign kan du styre hvem som kan se hvilke dokumenter ved å opprette ulike brukergrupper – som f. eks. HR, salg og administrasjon. Det er selvfølgelig også mulig å opprette brukergrupper som har tilgang til alle dokumenter i bedriftens Visma Sign-arkiv.

Ønsker du å ta din bedrifts kontraktshåndtering til neste nivå?

Med Visma Sign bygger du opp bedriftens kontraktsprosesser på en sikker måte som er fleksibel for dine ansatte, men også de du skal inngå kontrakter med.