5 strategier for avtalehåndtering i småbedrifter

Kort sammendrag: Avtaler havner lett i mailbokser eller blir liggende i hodet på forskjellige ansatte, noe som bremser virksomheten og øker risikoen. I denne artikkelen deler Sanni Räty, Retention Marketing Specialist og systemekspert i Visma Sign, fem strategier som flere småbedrifter har brukt for å få orden på avtalehåndteringen: sentralt arkiv, avtalemaler, kontroll på viktige datoer, tydelige tilganger og smidig samarbeid.

Alle småbedrifter har avtaler, men få har en like tydelig arbeidsmåte rundt dem. Derfor oppbevarer mange fortsatt avtaler i mailbokser eller stoler på at én enkelt ansatt husker hvor de er.

Hva innebærer avtalehåndtering egentlig?

Avtalehåndtering handler om å systematisk håndtere hele avtalens livssyklus: opprette, signere, lagre, finne og fornye, på samme måte hver gang. Som oftest skjer dette med støtte fra et avtalehåndteringssystem.

En godt organisert avtalehåndtering sikrer at ethvert avtale er mulig å finne og er oppdatert, uansett hvem som en gang opprettet det.

1. Samle alle avtaler og vedlegg på ett sted

Sentral håndterbarhet er en stor fordel for alle som jobber med bedriftens avtaler. Derfor er det første steget å bestemme ett eneste sted for samtlige avtaler. Når de samles i ett digitalt arkiv i stedet for i e-post og personlige mapper, kan hvem som helst med tilgang finne det som trengs.

Ved å bygge opp en mappestruktur og merke avtalene med søkeord, for eksempel etter kunde, bransje eller avtaletype, forblir de søkbare også når arkivet vokser.

Ved å lage lagrede søk kan hver bruker enkelt følge med på sine viktigste avtaler, uten at det påvirker hele bedriftens mappestruktur.

2. Avtalemaler som støtte i arbeidet

Når hver avtale skrives fra bunnen av, øker risikoen for feil og manglende konsistens. Ferdige maler for standardiserte avtaletyper (arbeidsavtale, leieavtale, taushetserklæring) gjør arbeidet raskere og sikrer at alle nødvendige vilkår alltid er med.

3. Noter viktige datoer, ikke stol på hukommelsen

At en avtale løper ut uten at noen legger merke til det, er en av de vanligste og dyreste feilene blant småbedrifter. I stedet for at noen skal holde styr på oppsigelsestider og fornyelsesdatoer i hodet eller i et eget regneark, kan de registreres direkte på avtalen.

I Visma Sign kan man for eksempel legge inn viktige datoer som en del av avtalens opplysninger, slik at de raskt kan finnes igjen via søkefunksjonen.

4. Håndter tilganger og datasikkerhet

Ikke alle trenger å se alt. Tydelige tilganger sikrer at sensitive avtaler bare er synlige for dem som skal ha tilgang, samtidig som det skapes et spor over hvem som har behandlet avtalen. Dette er spesielt viktig i bransjer som håndterer personopplysninger eller økonomisk sensitiv informasjon.

I Visma Sign kan brukergrupper opprettes på flere ulike måter avhengig av bedriftens behov. Grupper kan for eksempel opprettes basert på rolle, team, region eller ansvarsområde.

Ofte ser brukere i samme brukergruppe hverandres dokumenter. Det gjør det for eksempel mulig å sende en påminnelse om en kollegas sendte invitasjon eller gå gjennom innholdet i en avtale.

5. Gjør avtalehåndtering til hele organisasjonens ansvar, ikke én enkelt person

Når kunnskapen om avtalene finnes i hodet til én enkelt person, blir hele organisasjonen sårbar hvis den personen er borte. Når avtalehåndteringen i stedet bygges opp som en delt prosess, i stedet for personavhengig kunnskap, fortsetter virksomheten smidig uansett hvem som er til stede.

Bedriften bør utarbeide felles retningslinjer for hvordan dokumenter navngis og hvor de lagres. Det gjør det enklere og raskere å finne dokumenter, spesielt når mange avtaler opprettes og flere brukere er involvert.

Hvis ett system ikke er nok

Et avtalehåndteringssystem med disse funksjonene er som regel den enkleste måten å skape orden i etterarbeidet rundt avtaler på. Noen ganger er det likevel behov for å lagre dokumenter i et system for digital arkivering som allerede er i bruk. Til flere slike finnes det allerede en ferdig Visma Sign-integrasjon.

Test før du kjøper!

Test Visma Sign gratis med fem signaturer, og se hvor mye tid dere sparer når avtalene kan finnes på ett sted, viktige datoer er registrert, og tilgangene er i orden.

Sanni Räty har jobbet med Visma Sign i snart ti år, først som avtalehåndteringskonsulent og i dag innen markedsføring. Hun brenner for genuin og personlig kommunikasjon, noe hun ser som en sentral del av en god kundeopplevelse.