Det er helt avgjørende for virksomheter i dag å kunne behandle dokumenter på en effektiv, sikker og pålitelig måte.

Det å måtte stole på postvesenet for å få dokumentene dit de skal, hører fortiden til, takket være Visma Sign.

Styret, regnskap og lønn, HR og salgsavdelingen har alle dokumenter som skulle vært signert innen en bestemt tidsfrist. Å jage etter underskrifter kan være både stressende og tidkrevende for alle, enten man kommer rett fra skolebenken eller har ledet bedriften i en årrekke.

Elektroniske signaturer har mange fordeler

Og dette kan påvirke bedriften din, for enten det er møtereferater, årsoppgaver, nyansettelser eller kontrakter verdt millioner, så er det nok at ett viktig dokument forsvinner, og så kompliseres arbeidsdagen for selv de mest strukturerte virksomhetene.

Elektroniske signaturer er på flere områder overlegne i forhold til fysiske underskrifter på papir. De er effektive, praktiske og reduserer kostnader i forbindelse med administrasjon, reise og tidsbruk.

De ansatte kan ta farvel med printere, skannere og arkivering av dokumenter i arkivskap som tar stor plass, siden alle dokumenter nå kan lagres i et digitalt arkiv.

Hvis bedriften din har ekstra fokus på å være klimavennlig, er det godt å vite at elektroniske signaturer reduserer karbonavtrykket.

De innebærer ingen CO2-utslipp fra postleveranser. De er i tillegg fullstendig papirløse.

Dokumenter som signeres elektronisk, bekrefter også identiteten til den som signerer. Dette er nyttig både for KYC-prinsippet, og hvis en tvist oppstår.

En elektronisk signatur er juridisk gyldig, ettersom den fremlegger et uomtvistelig bevis på hvem som faktisk signerte dokumentet. Hver eneste elektroniske signatur kan spores.

Sikkert og enkelt

Det er selvfølgelig viktig at elektroniske signaturtjenester er pålitelige, sikre og enkle.

Siden Visma Sign startet opp for 11 år siden, er det om lag 2 millioner brukere som har benyttet tjenesten til å signere elektronisk, og nesten 35000 organisasjoner bruker tjenesten fast.

Innsamling av signaturer er enkelt – du sender en invitasjon for signering på e-post, SMS eller begge deler. 89 % av slike invitasjoner som sendes via Visma Sign, er ferdig signert i løpet av 24 timer.

For de av oss som sliter med å håndtere mengdene av informasjon som kastes over oss i dag, finnes en praktisk påminnelsestjeneste for å huske å signere innen fristen.

Enten du velger å integrere Visma Sign som en del av forretningstjenestene dine eller ikke, er prosessen med innhenting av signaturer den samme:

1. Last opp og send PDF-filen(e) som skal signeres fra din PC eller nettverksstasjon.
2. Underskrivere som har nordisk BankID, kan signere ved hjelp av tastatur, mus og/eller mobil.
3. Visma Sign kontrollerer identiteten deres opp mot bankkoder på nett (kjent som sterk autentisering).
4. Tjenesten legger til navnet deres (og navn på foretak dersom de har autorisasjon til å signere på vegne av et), UUID, tids- og datostempel og UUID for BankID på signatursiden.
5. De som ikke har denne løsningen, kan bruke berøringskjerm eller styreflate til å skrive inn signaturen.
6. Hver enkelt kan signere dokumentet raskt og enkelt.
7. Hver av partene får automatisk tilsendt en kopi av dokumentet.

 

Vil du vite mer om hvordan Visma Sign kan hjelpe din bedrift?

Kontakt oss


Michael Sandelson jobber med Visma Sign-salg, kommunikasjon og markedsføring. Michael er spesielt interessert i språk og historiene bak menneskene.