Vanlige spørsmål om digitale signaturer

Digital signering er en moderne og effektiv måte å signere avtaler, søknader, skjemaer og andre dokumenter på. I denne artikkelen svarer vi på vanlige spørsmål om digital signering:

1. Er digital signering trygt og juridisk bindende?
2. I hvilke tilfeller kan man ikke bruke digitale signaturer?
3. Jeg har registrert virksomheten min i Visma Sign-tjenesten. Hva skjer nå?
4. Hvordan verifiserer underskriveren sin identitet?
5. Hvilket format skal dokumentet som skal signeres, ha?
6. Jeg vil sende et dokument som bare jeg har signert, via e-post, til banken/myndighetene/forretningspartneren min. Hva gjør jeg?
7. Jeg vil utvide tjenesten slik at mine publiserte webskjemaer kan signeres digital, eller så jeg kan sende signeringsforespørsler rett fra systemene mine (CRM, HRM, ERP osv.). Hva gjør jeg?
8. Jeg har sendt et signert dokument til banken/myndighetene/forretningspartneren min, men mottaker kan ikke håndtere det digitalt signerte dokumentet. Hva gjør jeg?
9. Hvor kan den som har signert, finne igjen det ferdigsignerte dokumentet?
10. Kan privatpersoner bruke Visma Sign?

1. Er digital signering trygt og juridisk bindende?

Ja. Digitale signaturer tar utgangspunkt i eIDAS‑forordningen og nasjonal lovgivning, og dette gir den digitale signaturen en juridisk bindende status.

Digitale signaturer er sikrere og mer pålitelige enn signaturer på papir, fordi ektheten og opprinnelsen til digitalt signerte dokumenter alltid kan verifiseres i etterkant.

I et digitalt signert dokument kan man umiddelbart se hvem som har signert, tidspunkt og sted for signering, og det signerte dokumentet kan ikke endres i ettertid.

2. I hvilke tilfeller kan man ikke bruke digitalte signaturer?

Dersom det stilles krav til at det kun skal finnes én originalversjon av et dokument, eller dokumentet må underskrives med blekk, kan du sannsynligvis ikke bruke dagens moderne, tekniske løsninger for digital signatur.

Et godt eksempel på formkrav til originaldokumenter er aksjebrev eller gjeldsbrev. Reglene rundt disse situasjonene forutsetter originaldokumenter hvor man kan gjøre notater. I disse tilfellene kan man ikke benytte digitale signaturer.

3. Jeg har registrert virksomheten min i Visma Sign-tjenesten. Hva skjer nå?

Etter registrering må du sette nødvendige innstillinger for bedriftskontoen din, slik at du raskt kan komme i gang med bruk av tjenesten.

Opprett mapper: For å forenkle dokumentbehandlingen kan du organisere dokumentene i ulike mapper etter behov. Du kan opprette og navngi dokumentene etter for eksempel dokumenttype eller bruksområde.

Opprett brukergrupper og angi brukerrettigheter: Med brukergrupper kan du selv bestemme hvilke mapper brukerne skal ha tilgang til, og hvilke rettigheter de skal ha. Vi anbefaler at du oppretter brukergrupper for de forskjellige bruksområdene for tjenesten, som for eksempel ledelse, personalhåndtering og salg. Ikke glem å angi hvilke innsyns- eller redigeringsrettigheter gruppene har for de forskjellige mappene.

Inviter nye brukere: Når du har opprettet mapper og brukergrupper, kan du invitere brukere fra virksomheten din til tjenesten. Nye brukere inviteres ved at e‑postadressen deres legges til i tjenesten, og en invitasjon sendes ut. Når du inviterer en bruker, må du angi hvilken brukergruppe vedkommende skal tilhøre.

Les mer om innføring i tjenesten og kontoinnstillinger.

4. Hvordan verifiserer underskriveren sin identitet?

Den digitale signaturen baserer seg på digital autentisering. I Visma Sign kan man identifisere seg på to måter: sterk eller lett autentisering. Den som sender signeringsforespørselen, velger ønsket signeringsmetode for hver av underskriverne. Dette innebærer at både sterk og lett autentisering kan benyttes for signering av det samme dokumentet.

Ved sterk autentisering avgis signaturen ved hjelp av BankID. Sterk autentisering kan benyttes i Norge, Finland, Sverige og Danmark.
Lett autentisering – såkalt e-signering – er, i likhet med sterk autentisering, en juridisk gyldig måte å signere dokumenter på i tilfeller hvor det ikke stilles krav til sterk autentisering. BankID kreves ikke for lett autentisering. Signeringen utføres ved at man tegner inn signaturen ved hjelp av musepeker eller finger på en mobilenhet eller en datamaskin.

Lett autentisering anbefales i tilfeller hvor partene allerede kjenner hverandre, eller hvor sterk autentisering ikke er mulig. Lett autentisering kan blant annet benyttes ved signering av protokoller, anskaffelseskontrakter eller økonomistyringsrapporter. Bruk av tjenesten er ikke geografisk begrenset.

Les mer om digital autentisering.

5. Hvilket format skal dokumentet som skal signeres, ha?

Dokumentet må være i PDF-format i A4‑størrelse. Filstørrelsen kan være maksimalt 15 MB.

6. Jeg vil sende et dokument som bare jeg har signert, via e-post, til banken/myndighetene/forretningspartneren min. Hva gjør jeg?

Send dokumentet som skal signeres, fra tjenesten til e-postadressen din, og signer det. Du kan sende det signerte dokumentet (signatur lengst ned, signaturside sist) på samme måte som vanlige PDF-filer via e-post.

7. Jeg vil utvide tjenesten slik at mine publiserte webskjemaer kan signeres digitalt, eller så jeg kan sende signeringsforespørsler rett fra systemene mine (CRM, HRM, ERP osv.). Hva gjør jeg?

Kontakt kundestøtte ([email protected]) og fortell oss hva du trenger. Visma Signs programmeringsgrensesnitt (API) gjør det mulig å koble tjenesten til ønskede apper og webskjemaer.

8. Jeg har sendt et signert dokument til banken/myndighetene/forretningspartneren min, men mottaker kan ikke håndtere det digitalt signerte dokumentet. Hva gjør jeg?

Et digitalt signert dokument verifiseres ved å kontrollere hvem som har signert, og at dokumentet ikke har blitt endret etter signering. Du finner veiledning for hvordan digitalt signerte dokumenter verifiseres, i vår supportportal. Del denne veiledningen med mottaker av dokumentet. Det er gratis for alle parter å kontrollere digitalte signaturer, så det medfører ingen kostnader for mottaker.

9. Hvor kan den som har signert, finne igjen det ferdigsignerte dokumentet?

Hvis dokumentet ble signert med sterk autentisering (BankID), lagres dokumentet automatisk i arkivet som følger med den personlige Visma Sign-kontoen. Du får tilgang til dette arkivet når du registrerer deg som privatperson i tjenesten på https://sign.visma.net/nb/register/.

Det er helt gratis å registrere seg som privatperson, og det medfører ingen forpliktelser. Etter registreringen kan underskriveren logge seg inn på kontoen sin og laste ned dokumentet fra arkivet.

Hvis dokumentet er signert uten sterk autentisering, og underskriveren ikke har mottatt den signerte versjonen på e-post, må underskriveren kontakte den som sendte ut signeringsforespørselen.

10. Kan privatpersoner bruke Visma Sign?

Nei – dessverre ikke ennå. Organisasjonen må være mva-pliktig for å kunne bruke Visma Sign.