Opprett og signer kontrakter mens du er på farten

Det å opprette og skrive under på kontrakter har tradisjonelt sett vært synonymt med mye arbeid. Først skal kontrakten lages, før den skrives ut og signeres for hånd. Kanskje må man også avtale et fysisk møte der den andre parten signerer, eller sende dokumentet per post.

Heldigvis trenger det ikke lenger å være like innviklet. Faktisk er det å opprette og signere dokumenter noe du kan gjøre i en fei – forutsatt at du har et egnet verktøy.

Digital signering har mange fordeler

I dag kan bedrifter flest dra nytte av digitale kontrakter og signeringsløsninger, noe som forenkler prosessen betraktelig. Dette kan også by på fordeler i etterkant av kontraktinngåelsen, takket være enklere arkivering.

La oss se nærmere på hvorfor digital signering er noe bedriften din bør omfavne!

Signer dokumenter hvor og når som helst

Digital signering innebærer at man signerer dokumentet elektronisk, for eksempel med BankID, fremfor å skrive under for hånd. Dette betyr at digitale dokumenter er mulig å signere via både PC, mobil og andre enheter.

Dermed er det også enkelt å signere der du er, enten det er på kontoret, bussen, i utlandet på jobbreise eller andre steder. For bedriftsledere og andre som har ansvar for kontraktinngåelse, kan dette være til stor hjelp i en travel hverdag!

Raskt og effektivt

En annen fordel ved digital signering, er at det effektiviserer prosessen betraktelig. Digitale dokumenter kan sendes elektronisk mellom partene for gjennomgang og signering. Man slipper å måtte sende dokumentet fysisk via post, noe man sparer mye tid på.

Både utarbeiding og sluttføring av kontrakter vil som regel gå langt raskere enn dersom prosessen ikke er digital.

Enklere og mer oversiktlig

Med digital opprettelse og signering av kontrakter, vil du også kunne dra nytte av at prosessen forenkles. Med løsninger for digital signering, som for eksempel Visma Sign, kan du enkelt opprette, skrive under på og arkivere avtaler med én og samme løsning.

Mange har nok opplevd at tradisjonell avtaleinngåelse på papir ikke alltid er like enkelt og oversiktlig. Etter at dokumentet er signert, legges det kanskje i en uoversiktlig ringperm. Har bedriften mange avtaler, kan det fort bli vanskelig å finne igjen dokumentet.

Digital arkivering gjør det hele mer oversiktlig, og du kan finne dokumentene du har lagret på få sekunder. Det er ikke tvil om at dette er enklere enn å lete manuelt gjennom et arkivskap!

Sikkert, verifiserbart og sporbart

Uten en tilrettelagt løsning for digital opprettelse, signering og arkivering av dokumenter, vil du kanskje ha kontraktene liggende på e-post eller i fysiske arkiver. Dette er ikke bare lite oversiktlig, men kan også by på sikkerhetsutfordringer – særlig for konfidensielle avtaler.

Med en løsning som Visma Sign kan du trygt oppbevare dokumentene på en ryddig og sikker måte. Man kan aktivere adgangskontroll, slik at uvedkommende ikke har tilgang til dokumentene.

Legg også merke til at dokumenter som blir lastet opp i Visma Sign krypteres både ved lagring og overføring. Verktøyet fungerer for øvrig i henhold til GDPR, som er EUs personvernforordning. Dette sikrer at personvernet ivaretas på en god måte.

En annen sikkerhetsmessig fordel assosiert med digital signering i Visma Sign, er at signaturene er verifiserbare og sporbare. I nordiske land kan underskrifter autentiseres gjennom BankID. Ved internasjonal kontraktinngåelse benyttes enkel signatur som også er sporbar.

Nyttig til mer enn bare kontrakter

Digital signering gjør det mulig å opprette og signere kontrakter raskt og enkelt. Med det sagt, kan bedrifter også få bruk for digitale signeringsløsninger i andre situasjoner. Kanskje du skal signere en intern møteprotokoll i forbindelse med et års- eller styremøte?

Det kan også være snakk om regnskap eller andre viktige ting som skal signeres. Mange bedrifter har et stort antall dokumenter som skal signeres hvert eneste år, og man kan fort miste oversikten.

Digital opprettelse og arkivering gjør det mulig å samle alle dokumentene på ett og samme sted, i egne, oversiktlige mapper. Med tilgangskontroller er det enkelt å bestemme hvem som skal ha tilgang til hva. Du kan legge til flere brukere, alt etter hva bedriften har behov for.

Hvordan lage og signere kontrakter digitalt?

Dersom virksomheten din ønsker å kunne lage og signere kontrakter på farten, anbefaler vi å skaffe en komplett løsning for elektronisk opprettelse og signering av dokumenter. Her er Visma Sign som nevnt et godt alternativ, som dessuten lar deg arkivere avtalene på en trygg måte.

Merk deg at bedriften din ikke er avhengig av å ha et eksisterende Visma-system for å kunne ta i bruk Visma Sign. Det er enkelt å komme i gang, og løsningen er klar for bruk etter få minutter.

Dersom du er usikker på om løsningen passer deg og din bedrift, er det mulig å teste den ut gratis. I demoen kan du signere opptil fem ganger, for å få en idé om hvordan det hele fungerer.

Enklere blir det ikke!

Madeleine Sandler jobber som markedsfører hos Visma Sign og er opptatt av å utforske hvordan bedrifter kan jobbe mer effektivt og miljøvennlig - uten å gå på bekostning av sikkerheten.