Bevar sikkerhetsflyten – slik sikrer du best mulig sikkerhet for dokumentene dine

Tilstrekkelig kontroll av sensitive opplysninger er nødvendig for å kunne ivareta både GDPR og foretakets egne sikkerhetsbehov. På tross av dette, er det ikke uvanlig at viktige dokumenter oppbevares i et usikkert miljø. Ja, som for eksempel i ansattes innbokser.

– Dette medfører både juridisk og forretningsmessig risiko. Samtidig finnes det i dag gode løsninger som gjør at man kan unnslippe problematikken, sier Aarni Honkaniemi, product director ved Visma Sign.

Rutiner skaper trygghet

Mange bedrifter bruker store ressurser på å utarbeide kontrakter som er både kommersielt og juridisk tilfredsstillende, men glemmer å sikre gode arkiveringsprosedyrer.

– Innen norsk næringsliv er det fortsatt svært mange forretningsavtaler som arkiveres på papir og i permer, eller enda verre – i ansattes e-postinnbokser eller datamaskiner. Dersom den ansatte slutter uten å laste opp disse dokumentene, kan både viktige data og avtaler anses som tapt.

Dokumentets sikkerhetsflyt kan betraktes som dets vei fra opprettelse til arkivering. I mange tilfeller brukes det enorme ressurser på å forsikre at kontrakter og andre dokumenter oppfyller juridiske og forretningsmessige krav. Man er for eksempel nøye med signeringen. Men når det gjelder gode arkiveringsrutiner, kommer mange bedrifter til kort.

Som en løsning på dette problemet, tilbyr Visma Sign digital dokumenthåndtering. Verktøyet trygger prosessen hele veien fra opprettelse og signatur, til endelig arkivering.

Første steg mot gode arkiveringsrutiner er å benytte seg av digital signering. Det vil si at man bruker programvare som gjør det mulig å opprette og signere kontrakten digitalt. I etterkant av signeringen vil dokumentet automatisk sendes videre til et adgangsbeskyttet arkiv. Her vil det være tilgjengelig for de som trenger det, og kan ikke nås av uvedkommende.

– Det kan for eksempel være snakk om arbeidskontrakter. Det er viktig at disse er lett tilgjengelige for blant annet HR-personell. Samtidig inneholder de sensitive personopplysninger som kan medføre brudd på personvern om de havner i feile hender.

Digitalisering er trinn én for sikrere avtaler

I en studie utført av Visma Sign, ble det avdekket at over 40 % av norske bedrifter benytter seg ikke av digital signering.

– Dette betyr at en betydelig andel av kontraktene som opprettes fortsatt er i papirform. Dermed må dokumentene også arkiveres manuelt, og man risikerer at de blir glemt bort på skrivebordet til en ansatt.

Men selv om det å ha et digitalt system for kontrakthåndtering er bra, er det også et annet aspekt som er avgjørende for å sikre god sikkerhetsflyt.

– Det å velge et sikkert program er et godt sted å begynne. Skal man oppnå optimal dokumenthåndtering, bør man også sørge for nødvendig opplæring av personalet som håndterer dokumentene. På den måten forstår alle hva arkivering innebærer, hvilke rutiner som gjelder og hvorfor det er så viktig.