Hvordan lage elektronisk signatur?
En elektronisk signatur representerer en moderne og juridisk bindende metode for å digitalisere signeringen av avtaler og dokumenter.
For å skape en elektronisk signatur som både er sporbar og identifiserer underskriveren, er det nødvendig å benytte seg av en tjeneste som Visma Sign.
Etter registrering, eller allerede i løpet av prøveperioden, › kan du enkelt laste opp det nødvendige dokumentet, legge til signatøren, og sende det avgårde.
Tre enkle trinn for å lage elektronisk signatur
- Opprett og send dokumenter
Det er enkelt å sende signeringsinvitasjoner – last opp pdf og send for signering. Visma Sign lar deg sende invitasjoner per e-post eller SMS.
2. Elektronisk signering & autentisering
Signaturen opprettes som standard gjennom BankID, slik at du vet hvem du har å gjøre med. Enkel autentisering er også tilgjengelig for signatører utenfor Norden og etterlater en komplett revisjonslogg for din sikkerhet.
3. Arkivering
De signerte dokumentene er lagret i Visma Sign-arkivet hvor alle partene kan bla gjennom sine undertegnede dokumenter.
Hvorfor bruke elektroniske signaturer?
Digital signering muliggjører signering av dokumenter på en pålitelig måte – uavhengig av sted og tid. En digital underskrift er enda mer pålitelig enn gammeldags penn og papir takket være et revisjonsspor ›. Hver eneste signaturtilfelle etterlater et digitalt spor etter seg og dokumentene kan ikke endres etter signering. I tillegg er elektronisk signering også mer effektivt, sikkert, kostnadseffektivt og miljøvennlig.
Hvordan identifisere et sikkert signert dokument?
Sporbarhet
En digital signatur er mye sikrere enn en tradisjonelle signatur fordi det etterlater et digitalt spor. Dette kalles for et revisjonsspor. Revisjonssporet gjør det mulig å verifisere dokumentets opprinnelse og integritet ugjendrivelig.
Invitasjonens avsender kan kontrollere dokumentets nøkkelinformasjon fra revisjonssporet: det vil si IP-adressene til underskriverne samt signaturens tidsstempel.
I Visma Sign er signaturene slått sammen i dokumentet og hver side er stemplet med informasjonen om revisjonsspor og dokumentets unik identifikator. Denne identifikator muliggjører verifiseringen av dokumentet i etterkant.
Autentisiterbarhet
Autentiserbarheten av underskriverens identitet er en nøkkelfaktor når det gjelder legitimiteten til digitale signaturer. Verifiseringen i Visma Sign avhenger av den valgte autentiseringsmetoden.
Med sterk autentisering (også to-faktor identifisering) er identiteten autentisert via en tredjepart med bruk av bankkoder eller BankID på mobil.
Både navnene og tidsstemplene til underskriverne vises i det signerte dokumentet, samt hvilket lands autentiseringsmetode som ble brukt.
Verifiserbarhet
Hvem som helst kan verifisere ektheten og opprinneligheten til det elektronisk signerte dokumentet. Dette skjer med å kontrollere dokumentenes underskrivere samt tidspunktet og stedet det ble signert. Verifisering kan også bekrefte at dokumentet er ikke endret etter signering.
Du kan bruke Visma Sign eller Adobe Reader til kontrollering av ditt dokument med å anvende verifiseringskoden på dokumentet.
To identifikasjonsmetoder – hva er forskjellen?
Personen som samler inn signaturene i Visma Sign kontrollerer om dokumentet behøver sterk eller lett autentisering. Vi anbefaler å bruke sterk identifisering som standard. Dette er imidlertid ikke alltid mulig. I slike tilfeller tilbyr vi lett autentisering – såkalt e-signering.
Sterk autentisering
Sterk autentisering benytter seg av en tredjepart som for eksempel BankID eller BankID på mobil for å bekrefte identiteten. Både navnene, tidsstemplene, informasjonen og hvilket lands autentiseringsmetode ble brukt til signeringshendelsen vises i det signerte dokumentet. Vi anbefaler bruk av sterk identifisering som standard, spesielt i tilfeller der underskriveren er ikke kjent personlig eller når en signatur bekrefter en økonomisk forpliktelse.
Lett autentisering
Noen situasjoner som for eksempel interne prosesser i en organisasjon krever ikke sterk autentisering. Lett autentisering innebærer at underskriveren tegner sin underskrift i signaturfeltet digitalt. Dette kalles for e-signering. Sterk autentisering er kun tilgjengelig i Norden (ekskl. Island) med nordiske mobil ID-er eller bankkoder. Derfor er lett autentisering nyttig når underskriveren er fra utenfor Norden. Lett autentiserte signaturer er også verifiserbare etterpå siden underskriverens digital signatur, trykt navn, samt både e-post- og IP-adressen vises i dokumentet.
Påvirker autentiseringsmetoden signaturens juridisk bindende status?
Nei. En digital signatur er helt juridisk bindende og sikker måte å signere dokumenter på som er lemmet i EU-forordninger. Hvert dokument og hver signature kan spores gjennom revisjonssporet.
Er digitale signaturer juridisk like sterke som traditionelle signaturer?
Ja. En digital signatur er en helt juridisk bindende og sikker måte å signere dokumenter på som er gitt av EU-lovgivning. Digitale signaturer er enda sikrere og mer pålitelige enn tradisjonelle underskrifter fordi både integriteten og opprinnelsen til hvert dokument kan bekreftes.
Madeleine Sandler jobber som markedsfører hos Visma Sign og er opptatt av å utforske hvordan bedrifter kan jobbe mer effektivt og miljøvennlig - uten å gå på bekostning av sikkerheten.
