Når kan man og når kan man ikke bruke digital signering?

Digital signering betyr ganske enkelt at du signerer et dokument digitalt. Digitale signaturer fungerer på samme måte som håndskrevne underskrifter, men er i tillegg en identifiseringsmetode som tillater datautveksling i digital form. Ved digital signering autentiserer underskriveren seg digitalt ved hjelp av for eksempel bankID. Dette gjør prosessen tryggere enn ved papirsignaturer. Men hva alt kan man signere digitalt?

Når kan man signere digitalt?

Digital signering baserer seg på eIDAS‑forordningen for EU/EØS som gjør den digitale signaturen juridisk gyldig. Digitale signaturer kan utføres ved å bruke sterk eller lett identifisering.

• Sterk autentisering lar deg signere etter du har verifisert identiteten din ved hjelp av BankID.
• Lett autentisering er også en digital signering, men her tegner du signaturen din digitalt. Du trenger ikke BankID for lett autentisering.

Begge metodene er juridisk bindende i henhold til eIDAS, men sterk identifisering blir ofte anbefalt da den er lettere å kontrollere i etterkant ved hjelp av revisjonsspor. Lett identifisering kan benyttes når partene allerede kjenner hverandre, når sterk identifisering ikke er mulig, eller hvis mottakeren befinner seg utenfor Norden og ikke har tilgang til BankID.

Aksjeloven sidestiller digitale signaturer også med fysiske underskrifter. Det aller meste kan signeres digital, og Foretaksregisteret godkjenner digitale signaturer i de fleste situasjoner. En digital signatur er like gyldig som bevis som en fysisk signatur, selv om den er i digital form.

Dokumenter som kan signeres elektronisk med BankID eller lignende autentisering:

• Årsregnskap og årsberetning
• Avtaler mellom to parter
• Oppdragsavtaler, engasjementsbrev, osv.
• Taushetserklæring:
• Ansettelsesdokumenter:
• Leiekontrakter, kjøpskontrakter
• Protokoller og møtedokumenter i selskaper
• Generalforsamlingsprotokoller og årsmøteprotokoller
• Stiftelsesdokumenter

Når kan man ikke signere digitalt?

Hvis det foreligger strenge formkrav til originalversjon av et dokument, eller om dokumentet skal signeres med blekk, kan du sannsynligvis ikke bruke e-signering. Det kan for eksempel være at Foretaksregisteret krever en signatur direkte i Altinn, eller at man må vise frem originalsignaturen på et papir.

Dokumenter som ikke kan signeres elektronisk:

• Oppsigelse fra arbeidsgivers side eller avskjedigelse
• Visse foretaks- og boliglovgivninger – selv om det har vært midlertidige endringer, kan det være særregler i noen tilfeller som begrenser eller ikke tillater digital signering, selv om dette kan endre seg med fremtidige lovendringer.

Når er digitale signaturer bedre enn signering med penn og papir?

Hver digital signatur skaper et digitalt spor. Dermed er digitale signaturer et tryggere valg når man skal inngå avtaler. Det digitale sporet, et såkalt revisjonsspor, forteller hvem som signerte dokumentet, når det ble signert, og hva som ble signert. Man kan ikke gjøre noen endringer i dokumentet etter signering. Ved hjelp av digital signering er avtalen ubestridelig.

Sammenlignet med tradisjonelle underskrifter er e-signering i tillegg:

• Mer effektivt
  Digital signering gjør det mulig å signere dokumenter hvor som helst, når som helst. Undersøkelser viser at 89 % av alle dokumenter signeres i løpet av 24 timer fra de ble sendt ut digital! Du sparer også tid, siden tjenesten tilbyr et arkiv som alle dokumentene kan lagres i.
• Mer miljøvennlig
  Med Visma Sign kan dokumenter behandles digitalt fra signering til arkivering. Det blir dermed mindre belastning for miljøet, siden behovet for papir, konvolutter og reiser for fysisk oppmøte faller bort.
• Mer lønnsomt
  Digital signering kan spare opptil 90 % av tid og kostnader som vanligvis går med til å signere dokumenter. Kostnader med å skrive ut, skanne og arkivere papirdokumenter elimineres helt.

Visma Sign er en fleksibel og sikker tjeneste for sending, signering og arkivering av bedriftens viktigste dokumenter.

Vi tilbyr deg muligheten til å prøve elektroniske signaturer gratis og uten forpliktelser. Det er ingen automatisk bestilling etter endt periode.

Madeleine Sandler jobber som markedsfører hos Visma Sign og er opptatt av å utforske hvordan bedrifter kan jobbe mer effektivt og miljøvennlig - uten å gå på bekostning av sikkerheten.