Digital signatur: en hurtigguide

En elektronisk signatur er en moderne og juridisk bindende måte for å digitalisere signering av avtaler og dokumenter. Visma Sign er et pålitelig verktøy for oppretting, sending, signering og arkivering av din organisasjons alle viktigste dokumenter.

Lett som en plett
Hvorfor digitalisere?
Hvordan identifisere et sikkert signert dokument?
Hvem som drar nytte av Visma Sign?

Leter du etter brukerveiledning?
Til supportportalen

Lett som en plett

Opprett og send dokumenter

Det er enkelt å sende signeringsinvitasjoner. Visma Sign lar deg sende invitasjoner per e-post eller SMS.

Autentisering

Underskrivere identifiserer seg med BankID eller BankID på mobil. Lett autentisering er tilgjengelig for underskrivere utenfor Norden.

Signering

Signering er enkelt og effektiv. De signerte dokumentene er lagret i Visma-sign arkivet hvor alle partene kan bla gjennom sine undertegnede dokumenter.

Hvorfor digitalisere?

Digital signering muliggjører signering av dokumenter på en pålitelig måte – uavhengig av sted og tid. En digital underskrift er enda mer pålitelig enn gammeldags penn og papir takket være et revisjonsspor. Hver eneste signaturtilfelle etterlater et digitalt spor etter seg og dokumentene kan ikke endres etter signering.

Effektivt

89% av dokumenter er signert innen 24 timer etter forespørselen. Digital signering muliggjører signering av dokumenter når og hvor du vil.

Sikkert

En e-signatur er en 100% sikker måte for signering av dokumenter. Både underskriverne, signeringstidspunkt og det signerte innholdet bevises ugjendrivelig i etterkant.
Sikkerhet av digital signering

Kostnadseffektivt

90% av tid og kostnader forbundet med signering av dokumenter er spart ved å gjøre det digitalt. Behovet for utskrifter, skanning og fysisk arkivering blir helt borte.

Miljøvennlig

Dine dokumenter kan forbli digitale. Dette reduserer miljøbelastningen samt behovet for hylleplass på kontoret.

Hvordan identifisere et sikkert signert dokument?

Sporbarhet
Autentisiterbarhet
Verifiserbarhet

Sporbarhet

En digital signatur er mye sikrere enn en tradisjonelle signatur fordi det etterlater et digitalt spor. Dette kalles for et revisjonsspor. Revisjonssporet gjør det mulig å verifisere dokumentets opprinnelse og integritet ugjendrivelig.

Invitasjonens avsender kan kontrollere dokumentets nøkkelinformasjon fra revisjonssporet: det vil si IP-adressene til underskriverne samt signaturens tidsstempel.

I Visma Sign er signaturene slått sammen i dokumentet og hver side er stemplet med informasjonen om revisjonsspor og dokumentets unik identifikator. Denne identifikator muliggjører verifiseringen av dokumentet i etterkant.

Audit trail -leima
Digital revisjonsspor

Autentisiterbarhet

Autentiserbarheten av underskriverens identitet er en nøkkelfaktor når det gjelder legitimiteten til digitale signaturer. Verifiseringen i Visma Sign avhenger av den valgte autentiseringsmetoden.

Med sterk autentisering (også to-faktor identifisering) er identiteten autentisert via en tredjepart med bruk av bankkoder eller BankID på mobil.

Både navnene og tidsstemplene til underskriverne vises i det signerte dokumentet, samt hvilket lands autentiseringsmetode som ble brukt.

Signatur opprettet med sterk autentisering
Signatur opprettet med sterk autentisering

Verifiserbarhet

Hvem som helst kan verifisere ektheten og opprinneligheten til det elektronisk signerte dokumentet. Dette skjer med å kontrollere dokumentenes underskrivere samt tidspunktet og stedet det ble signert. Verifisering kan også bekrefte at dokumentet er ikke endret etter signering.

Du kan bruke Visma Sign eller Adobe Reader til kontrollering av ditt dokument med å anvende verifiseringskoden på dokumentet.

To identifikasjonsmetoder – hva er forskjellen?

Personen som samler inn signaturene i Visma Sign kontrollerer om dokumentet behøver sterk eller lett autentisering. Vi anbefaler å bruke sterk identifisering som standard. Dette er imidlertid ikke alltid mulig. I slike tilfeller tilbyr vi lett autentisering – såkalt e-signering.
Klikk og les mer nedenfor!

  • Sterk autentisering
    Sterk autentisering benytter seg av en tredjepart som for eksempel BankID eller BankID på mobil for å bekrefte identiteten. Både navnene, tidsstemplene, informasjonen og hvilket lands autentiseringsmetode ble brukt til signeringshendelsen vises i det signerte dokumentet. Vi anbefaler bruk av sterk identifisering som standard, spesielt i tilfeller der underskriveren er ikke kjent personlig eller når en signatur bekrefter en økonomisk forpliktelse. Signatur opprettet med sterk autentisering
    Signatur opprettet med sterk autentisering
  • Påvirker autentiseringsmetoden signaturens juridisk bindende status?
    Nei. En digital signatur er helt juridisk bindende og sikker måte å signere dokumenter på som er lemmet i EU-forordninger. Hvert dokument og hver signature kan spores gjennom revisjonssporet.
    Digital identifisering – et minikurs i sikker og enklere identifisering
  • Lett autentisering
    Noen situasjoner som for eksempel interne prosesser i en organisasjon krever ikke sterk autentisering. Lett autentisering innebærer at underskriveren tegner sin underskrift i signaturfeltet digitalt. Dette kalles for e-signering. Sterk autentisering er kun tilgjengelig i Norden (ekskl. Island) med nordiske mobil ID-er eller bankkoder. Derfor er lett autentisering nyttig når underskriveren er fra utenfor Norden. Lett autentiserte signaturer er også verifiserbare etterpå siden underskriverens digital signatur, trykt navn, samt både e-post- og IP-adressen vises i dokumentet.
    Signatur opprettet med lett autentisering
    Signatur opprettet med lett autentisering
    Digital identifisering – et minikurs i sikker og enklere identifisering
  • Er digitale signaturer juridisk like sterke som traditionelle signaturer?
    Ja. En digital signatur er en helt juridisk bindende og sikker måte å signere dokumenter på som er gitt av EU-lovgivning. Digitale signaturer er enda sikrere og mer pålitelige enn tradisjonelle underskrifter fordi både integriteten og opprinnelsen til hvert dokument kan bekreftes,

Hvem som drar nytte av Visma Sign?

Administrasjons- og økonomiavdelingen

● Årsregnskap og møtedokumenter
● Fullmakter
● Anskaffelser

Salg og markedsføring

● Salgsavtaler
● Partnerskapsavtaler
● Faktureringskontrakter
● Online salg

Bedriftsledelse

● Styremøter, generellemøter
● Fullmakter
● Partnerskapsavtaler
● Nøkkeloppkjøp

HR

● Arbeidsavtaler
● Arbeidsattester
● Avtaler om fjernarbeid og ferier
● Oppsigelsesvarsel

Dine kunder

Digitale tjenester effektiviserer og forbedrer kundeopplevelsen. Å fjerne nødvendigheten av å besøke et kontor eller å eliminere behovet for sending av dokumenter per post sparer både tid og penger.

Opprett og send dokumenter til digital signering
Opprett webskjemaer
Integrer digitale signaturer med tjenesten din!
Arkiver dine alle viktigste dokumenter

Undertecknarens identitet bekräftas med Bankid

Opprett og send dokumenter til digital signering

Opprett, send og administrer dine dokumenter i en tjeneste. Signering kan gjøres med hvilken som helst smartenhet og 89% of signaturforespørsler oppfylles innen 24 timer. Lett og rask registrering: du kan begynne å samle inn signaturer på 5 minutter!

Webskjemaer kan for eksempel brukes til å samle inn kundedata

Opprett webskjemaer

Visste du at du kan opprette webskjemaer som kan signeres ved å bruke det innebygd webskjemaredigeringsverktøyet i Visma Sign? Skjemaet kan legges inn i firmaets nettsted eller online-butikk. På denne måten kan dine kunder fylle ut all informasjonen du trenger og bekrefte bestillingen med en digital signatur. Identiteten til kunder er da bekreftet når de sender skjemaet inn.

Digitalt signerte webskjemaer er en del av Visma Sign-tjenesten som standard uten ekstra kostnad.

Integrer digitale signaturer med tjenesten din!

Forbedre brukeropplevelse av din tjeneste eller applikasjon ved muliggjøring av digitale signaturer. Integrering med systemet ditt er enkelt. Våre integrasjonseksperter støtter deg under integrasjonsprosessen og forsikrer at alt går knirkefritt. Det finns også mer enn 30 software integrasjoner for Visma Sign som er klar til bruk.

Vi vil gjerne fortelle deg mer angående integrasjon av Visma Sign. Bare legg igjen en kontaktforespørsel og våre eksperter kontakter deg!

Alle signerte dokumenter lagres i visma signs arkiv

Arkiver dine alle viktigste dokumenter

Alle dokumenter signert med Visma Sign er lagret i et digitalt arkiv. Visma Sign-arkivet er et kraftig verktøy til dokumenthåndtering. Dokumentene er lagret i digital form etter at alle signaturene er samlet inn digitalt.

Alle dokumenter står arkivert i egenvalgte mapper, noe som gjør det enkelt å administrere dem etter signering. Forskjellige tilgangsnivåer kan tildeles brukere av en konto. På denne måten kan du forsikre at det er kun disse brukerne som har adgang til de mappene de behøver.

Kom i gang med tjenesten nå

Vi tilbyr deg muligheten til å prøve digitale signaturer gratis og uten forpliktelser. Det er ingen automatisk bestilling etter endt periode.