10 vanlige spørsmål om digital signering
Digital signering er en moderne og rask måte å signere avtaler, søknader, skjemaer og andre dokumenter på. I artikkelen besvarer vi noen av de vanligste spørsmålene om digitale signaturer og hvordan du benytter Visma Sign for digital signering.
1. Er digital signering sikkert og juridisk bindende?
Ja. Den digitale signaturen er basert på eIDAS-forordningen (en EU-forordning om elektronisk identifikasjon og digitale transaksjoner) og nasjonal lovgivning, som sammen gir den digitale signaturen juridisk bindende status.
Digitale signaturer er sikrere og mer pålitelige enn underskrifter på papir, ettersom det digitalt signerte dokumentets integritet og opprinnelse alltid kan verifiseres i ettertid. I et digitalt signert dokument er det mulig å se direkte hvem som har signert, hvor og når. Det signerte dokumentet kan heller ikke redigeres i etterkant uten at dette oppdages.
2. Er digital signering godkjent av norske myndigheter og banker?
Ja. Norske myndigheter, banker og de fleste forretningspartnere aksepterer digital signering i henhold til eIDAS.
3. Kan jeg bruke digital signering også med internasjonale parter?
Ja. Digital signering i henhold til eIDAS-forordningen gjelder i hele EU og aksepteres i de fleste europeiske land. For parter utenfor EU kan dette variere, men digital signering blir stadig mer etablert globalt.
4. Hvor lenge er et digitalt signert dokument gyldig?
Et dokument som er signert digitalt i henhold til eIDAS-forordningen, er juridisk gyldig uten tidsbegrensning, så lenge signaturen kan verifiseres. Derfor er det viktig alltid å lagre både dokumentet og signaturinformasjonen.
5. Når kan jeg ikke benytte digitale signaturer?
Dersom det stilles krav om at det kun skal finnes én originalversjon av et dokument, eller at dokumentet må signeres med blekk, kan du sannsynligvis ikke bruke dagens tekniske løsninger for digital signering.
Et godt eksempel på formkrav til originaldokumenter, er aksjebevis eller gjeldsbrev. Regelverket for slike dokumenter forutsetter fysiske originaler som det kan gjøres påtegninger på. I slike tilfeller er digitale signaturer ikke mulig.
6. Hvordan verifiserer undertegneren sin identitet?
Den digitale signaturen er basert på elektronisk autentisering. Visma Sign tilbyr to typer identifisering: sterk og enkel autentisering. Den som sender en signeringsinvitasjon, velger ønsket signeringsmetode for hver enkelt undertegner. På denne måten kan både sterk og enkel autentisering brukes ved signering av samme dokument.
Med sterk autentisering menes signering ved hjelp av BankID. Sterk autentisering kan brukes i Finland, Sverige, Norge og Danmark.
Enkel autentisering, såkalt digital signatur, er en juridisk bindende måte å signere dokumenter på i tilfeller der sterk autentisering ikke er et krav. Enkel autentisering krever ikke BankID, og signeringen skjer ved at man tegner signaturen sin med mus eller finger på en mobil enhet eller datamaskin.
Enkel autentisering anbefales når partene allerede kjenner hverandre, eller når sterk autentisering ikke er mulig. Den kan blant annet brukes ved signering av protokoller, anskaffelseskontrakter eller økonomiske rapporter. Bruken av tjenesten er ikke geografisk begrenset.
7. Hvilket format skal dokumentet som signeres ha?
Dokumentet som skal signeres i Visma Sign, må være i PDF-format i A4-størrelse.
8. Kan jeg integrere digital signering og arkivering i mitt eksisterende CRM-, HR- eller ERP-system?
– Ja, det går. Med Visma Signs API-dokumentasjon kan du integrere Visma Signs funksjoner i din nåvarende programvara. Kontakt oss gjerne for mer informasjon.
9. Må mottakeren av et digitalt signert dokument også ha Visma Sign?
Nei. Et digitalt signert dokument kan åpnes og verifiseres av hvem som helst, uten at mottakeren trenger å ha tilgang til samme tjeneste. Det er tilstrekkelig med en PDF-leser og tilgang til de kostnadsfrie verktøyene som brukes til verifisering.
10. Kan jeg som privatperson bruke Visma Sign?
Nei, dessverre tilbyr vi foreløpig ikke digital signering for privatpersoner.
Over 70 000 bedrifter bruker Visma Sign
Start digital signering umiddelbart – du er i gang på bare 5 minutter!
Terhi Tella jobber med Visma Sign-markedsføring. Terhi er inspirert av verdiskapende kommunikasjon og ønsker å se ting fra kundens perspektiv.
