Bedre oversikt over avtaler ved hjelp av Visma Sign

Lohilo Foods AB startet som en av verdens første produsenter av proteinis, og bedriften har nå utviklet seg til Lohilo Foods AB som dekker de fleste produktsegmenter med samme overordnede formål: trening og helse med fokus på fantastisk smak og virkning.

Lohilo tok i bruk Visma Sign i november 2020 og har siden den gang ivrig benyttet seg av digital signering.

Det er helt utrolig hvor enkelt dette programmet er. Men det er jo typisk Visma: Brukervennlig for små og store foretak.

Sikrere prosesser

Overgangen fra papirbehandling til digital signering kom som følge av behovet for sikre signeringsprosesser som etterlever GDPR. Løsningen måtte også være fleksibel. Med digital signering har Lohilo lagt bak seg tidskrevende postforsendelser, hvor det er vanskelig å vite om avtalene har nådd frem til mottaker. Tidligere kunne det ta opptil to uker å få avtaler signert, siden partene måtte sende avtalene med posten. “Det var en klar fordel for oss å kunne kontrollere at mottakeren faktisk mottok avtalen, samt få avtalen signert digital. Det er gull verdt”, forteller Annie Steen som er personalansvarlig hos Lohilo Foods.

Trygt og enkelt med Visma Sign

Visma Sign ble valgt som følge av at Steen kjente til Vismas produkter fra før av. Siden de var trygge på at tjenesten ville være sikker og stabil, ble Visma Sign et klart valg for Lohilo. “Når vi ser tilbake, så er antall signaturer man trenger per måned veldig varierende. Det kan være kanskje 40 signaturer én måned, mens kanskje bare én i en annen. Derfor var riktig pris og fleksibilitet avgjørende for oss”, bemerker Steen.

Det var veldig enkelt å ta i bruk Visma Sign. Ingen forhåndskunnskaper var nødvendige. “Det var egentlig nok for oss å se gjennom menyene og se funksjonene. Vi prøver, det fungerer, kjør på!”, oppsummerer Steen. Som et børsnotert selskap var det viktig for Lohilo å kunne definere brukerrettighetene for kontoen, det vil si hvem som har tilgang til hva i Visma Sign. Det var svært enkelt å kontrollere tilgangsrettigheter, samt justere disse i etterkant ved behov. Det var også en stor fordel å endelig kunne følge med på hele avtaleprosessen, kontrollere hvem som åpnet hvilke dokumenter, og se hvilke avtaler som manglet signaturer.

I etterkant har vi spurt oss selv hvorfor vi tviholdte på tradisjonell signering så lenge.

Enklere avtaleprosesser

I dag er signering av avtaler smidigere, og ikke minst tryggere hos Lohilo. “Tidligere måtte vi jo skrive ut avtalene på papir, signere dem og legge dem i konvolutter. Jeg hadde for vane å legge dem i forhåndsfrankerte konvolutter for å øke sannsynligheten for at jeg skulle få dem tilbake. Og så måtte det sendes i posten. Det er jo alltid en risiko å legge noe i postkassen. Det har hendt at avtaler har gått i vasken fordi postverket har rotet det til på veien”, forklarer Steen.

I dag kan man ganske enkelt laste opp et dokument, ringe underskriveren, be om signatur, og dermed ha alt klart på fem minutter. Signeringsprosessen har blitt betydelig forkortet for alle ansatte. Det er en fordel å kunne jobbe hjemmefra uten å måtte stikke innom kontoret for å hente konvolutter og frimerker.

Fordeler med digital signering

Den aller største fordelen er all tiden man sparer med digital signering. Takket være Visma Sign har Lohilo nå enda bedre oversikt på hvilke dokumenter som sendes ut og tidspunkt for utsendelse. Det gir et godt inntrykk ovenfor kundene. Man fremstår som avansert og profesjonell, og sikkerhet står sentralt i avtaleprosessen. Selv papirforbruket og utgifter for konvolutter og frakt har gått betydelig ned.

Å motta en digital invitasjon og signere med BankID setter et troverdig stempel på avtaleprosessen

Selskapet setter stor pris på en tjeneste som dette. Og når nyansatte kommer inn, føler de at de er en del av et mer seriøst og avansert foretak hvor man benytter seg av digitale midler i stedet for brev i posten”, avslutter Steen.

Madeleine Sandler jobber som markedsfører hos Visma Sign og er opptatt av å utforske hvordan bedrifter kan jobbe mer effektivt og miljøvennlig - uten å gå på bekostning av sikkerheten.