Digitale avtaler er sikrere enn tradisjonelle
Visma Signs nylig publiserte Nordic Futures Report: Trends and Digitalization in Contract Management viser at selskaper i Finland, Sverige og Norge digitaliserer kontraktsprosessene sine raskt:
75 % av deltakerne i undersøkelsen forventer at nesten alle avtalene og signaturene deres vil være digitale innen de neste 12 månedene.
Deltakerne i undersøkelsen er imidlertid også bekymret for hvordan sikkerhet kan garanteres, spesielt når det gjelder signaturautentisering og sikker brukeradministrasjon. Litt over en fjerdedel av respondentene oppgir at sikkerhetsrelaterte bekymringer bremser hele digitaliseringen av kontraktsprosessen. I denne artikkelen diskuterer vi hvordan vi i Visma Sign sørger for at sikkerheten ved signering og kontraktsadministrasjon er på topp.
Digital sikkerhet bygges på to nivåer
Utviklingen av sikre tjenester skjer på to tidsmessige nivåer. Ett som fokuserer på langsiktig utvikling, og ett som adresserer umiddelbar sikkerhet.
Kontinuerlige trusselvurderinger i det daglige betyr at vi stadig overvåker den operative situasjonen, identifiserer og analyserer aktuelle sikkerhetsrisikoer, og iverksetter ulike tiltak for å motvirke dem. Nøkkelen er å finne den rette balansen. Tjenesten må være brukervennlig, samtidig som den oppfyller sikkerhetskrav.
Det andre, like viktige nivået, er strategisk planlegging og det å forutse fremtidige trusler. I praksis betyr dette å tolke svake signaler og følge den teknologiske utviklingen. Kvanteteknologi er for eksempel et viktig tema som for tiden bobler under overflaten. Nåværende krypteringsmetoder vil sannsynligvis kunne dekodes med fremtidig teknologi, så vi må alltid ligge et skritt foran, mestre nye teknologier og dra nytte av dem for våre kunder.
Elektronisk signering er sikrere enn penn og papir
Autentisering er også en bekymring for deltakerne i undersøkelsen. Elektronisk signering er imidlertid et sikrere alternativ enn papir og penn.
I den digitale verden er det mulig å fastslå nøyaktig hvem som signerte avtalen, og hvilken enhet eller identifikator som ble brukt til signaturen. Tidsstempelet og plasseringen av signaturen er også kjent. Dette gjør elektronisk signering sterkere og mer pålitelig enn en tradisjonell signatur.
Digital signering kan forsterkes med sterk autentisering. Pålitelig og myndighetsgodkjent digital identifikasjon, som BankID, muliggjør sterk verifisering av signaturen.
Samarbeid fører til sikkerhet
Hva så med brukeradministrasjon? Hvordan sikrer vi at de riktige brukerne har enkel tilgang til tjenesten, samtidig som vi begrenser synligheten av konfidensielle dokumenter?
På dette nivået skapes sikkerhet gjennom samarbeid mellom signeringstjenesten og brukerne.
Bedrifter må derfor identifisere hvem som inngår avtaler og med hvem. Hvilke interne og eksterne interessenter er involverte i avtaleprosessen, og hvilke personer trenger tilgang til avtalene?
I digitale systemer kan tilgangsrettigheter og hvem som kan se hvilken informasjon nøye kontrolleres. Det er også viktig for organisasjoner å forstå hvor teknisk sikkerhet overlapper med menneskelig sikkerhet, slik at brukerne forstår sin rolle i tjenestens sikkerhet.
Digitalisering av avtaler og signaturer – hvordan kommer man I gang?
For mindre bedrifter er det vanligvis tilstrekkelig å implementere digital signering og arkivering i en pålitelig tjeneste med sikker brukeradministrasjon.
Større organisasjoner har ofte bredere behov og kan trenge å integrere digital kontraktsadministrasjon med andre prosesser (rekruttering, salg, CRM osv.). I disse tilfellene bør det digitale kontraktssystemet være fleksibelt og enkelt å integrere. Leverandøren bør også ha ekspertisen til for eksempel å lære opp brukere.
Og hva med sikkerhet? En sikker leverandør kjennetegnes ikke bare av kvaliteten på tjenesten, men også av dens kapasitet.
Fordelen med Visma Sign er at vi er en del av Visma-gruppen, som består av rundt 200 selskaper. Vi tilbyr tjenester i hele Europa, og også i Latin-Amerika. Vi deler kontinuerlig sikkerhetsrelatert informasjon med hverandre, og sikrer dermed sikkerheten til tjenestene våre.
