Prosjektleder: Vet du hvor mye tid du bruker på dokumenthåndtering?

Kort oppsummering:

Prosjektledere bruker mye mer tid på papirarbeid enn de er klare over – ofte hundrevis av timer hvert år.
Skjult administrativt arbeid inkluderer håndtering av kontrakter, underleverandøravtaler, tillatelser og sertifiseringer.
Fra å jakte på signaturer og søke etter filer, til problemer med mange forskjellige versjoner av dokumentene og stressende revisjonsforberedelser, tapper dokumentasjonsoppgaver produktiviteten og bremser prosjekter.
Den virkelige kostnaden er ikke bare tid, men tapt fokus, forsinket fremdrift og økt stress.
Løsningen? Et digitalt signerings– og arkiveringsverktøy som Visma Sign tilbyr umiddelbar tilgang til filer, juridisk gyldige e-signaturer, automatisk versjonskontroll og revisjonsklare arkiver.
Ved å redusere administrativt kaos, kan prosjektledere spare tid, sikre samsvar og fokusere på det som virkelig betyr noe: å levere prosjekter i henhold til planen og budsjettet.

—

Når du ser for deg jobben din som prosjektleder, hva er det første du tenker på? Koordinering av underleverandører, å sørge for at materialer kommer til byggeplassen, eller å løse de uventede utfordringene som dukker opp i løpet av dagen?

Tenk på dette: Hvor mange timer bruker du og teamet ditt faktisk på papirarbeid? Å jakte på signature, og å lete etter riktig dokument?

Den skjulte administrasjonsjobben

Byggeprosjekter genererer haugevis av dokumentasjon. Noen eksempler på dette er:

Kontrakter og underleverandøravtaler
Tillatelser og inspeksjonsrapporter
Sikkerhetssertifiseringer
Endringsordrer og tegninger
Endelige overleveringspakker

Bransjeforskning (FMI, 2023; RICS, 2023) viser at ineffektivitet i prosjektledelse, kommunikasjon og samsvar går hardt utover produktiviteten. Og for anleggsledere er mye av dette direkte knyttet til administrasjon.

Hva går tidsbruken med til?

Signaturjakten
Godkjenninger kan sette et prosjekt i stå i dagevis hvis interessenter ikke er på stedet. Ledere kaster bort flere timer, når papirarbeidet kunne vært signert på sekunder.

Filjakten
Tapte eller feilplasserte dokumenter betyr at du må grave gjennom delte disker, e-postkjeder eller permer. Selv om du til slutt finner dem, er den bortkastede tiden tapt for alltid.

Rot i versjonskontrollen
Få ting er mer frustrerende enn å innse at du har jobbet ut ifra feil kontrakt eller tegning. Å rette opp feil i etterkant, kan koste dagevis med jobb.

Revisjonsforberedelse
Når revisjoner eller inspeksjoner foregår, dropper ledere ofte alt annet for å få orden på dokumenter. Uker med graving, jakt og organisering skaper unødvendig stress.

Dette koster egentlig papirarbeidstid

La oss sette opp regnestykket:

2 timer brukt på dokumentasjon per dag = 10 timer i uken.
Over en periode på ett år blir det mer enn 500 timer – tilsvarende 12 fulle arbeidsuker.

Det er bare for deg alene. Gang dette med antallet folk i hele teamet ditt, så blir den skjulte kostnaden svimlende.

Et smartere alternativ

De gode nyhetene? Dokumentkaos trenger ikke å være en del av jobbeskrivelsen. En digital signerings- og arkiveringsløsning som Visma Sign fjerner flaskehalser og gir deg trygghet:

Øyeblikkelig tilgang: Alle prosjektdokumenter på ett sikkert sted, søkbare på sekunder.
Juridisk gyldige e-signaturer: Interessenter kan signere hvor som helst, selv på en mobil enhet.
Ingen ukontrollerte endringer i dokumentet.
Revisjonsklare arkiver: Samsvarsdokumenter er organiserte og klare på et øyeblikks varsel.

I stedet for å streve med papirarbeidet, får du fokusere på det som virkelig betyr noe – å levere prosjekter smidig og lønnsomt. Visma Sign lar byggefirmaer spare hundrevis av timer hvert år, redusere stress og styrke samsvar – samtidig som prosjektene holder full fart og stø kurs.