Sluttfør avtalen 80 % raskere – Hockeylaget Oulun Kärpät økte salgstempoet

Oulun Kärpät er ikke bare et av Finlands mest kjente hockeylager og sportsvaremerker, men også en betydelig aktør innen bedriftsmarkedet. Da avtaleflyten ble samlet i én helhet gjennom integrasjonen mellom Severa og Visma Sign, ble flere timer hver uke frigjort til mer produktivt arbeid i teamet.

Mer enn det som skjer på isen

Ishockeybransjen handler om langt mer enn bare det som skjer på isen og salg av supporterartikler. Omtrent 60 prosent av Oulun Kärpäts omsetning kommer fra bedriftsmarkedet. Salgssjef Ilkka Mikkolas team har ansvar for hundrevis av partnerskap, noe som innebærer en kontinuerlig strøm av avtaler.

Tidligere var hele avtaleflyten basert på manuelt arbeid. Selgerne utarbeidet avtalene på egne datamaskiner, skrev dem ut, skannet dem, sendte dem på e-post, ventet på signaturer, skannet på nytt og sendte deretter materialet videre til fakturering.

I manuelle prosesser finnes det alltid en risiko for menneskelige feil. Ifølge Mikkola, kunne selv ferdige avtaler bli liggende i påvente av skanning – og dermed aldri komme videre til fakturering.

“Modellen fungerte, men den var arbeidskrevende og sårbar for feil” , beskriver Mikkola.

Når prosessen er manuell, er det alltid en risiko for at en avtale blir liggende

Løsningen ble å kombinere to systemer som allerede var i bruk: Severa og e-signeringstjenesten Visma Sign.

Funksjonaliteten i integrasjonen svarte nøyaktig til Kärpäts behov. Ifølge Mikkola, ga de tidlig et tydelig innspill til produktutviklingen om at elektronisk signering burde kobles direkte til avtaleopprettelsen. Da integrasjonen ble en realitet, ble den tatt i bruk umiddelbart.

En moderne måte å håndtere avtaler på

Da Oulun Kärpät tok integrasjonen i bruk, var målet å eliminere unødvendige mellomledd. Implementeringen krevde ikke noe omfattende prosjekt, og funksjonen var enkel å ta i bruk.

Dette er ikke rakettforskning, men heller en enkel og velfungerende måte å håndtere avtaler på. Systemet er svært enkelt å lære seg.

Nå sikrer selgeren gjennom Severa at opplysninger, priser og vilkår i salgscaset er korrekte. Deretter oppretter vedkommende direkte i samme visning en signeringsforespørsel, der det ferdige avtaledokumentet legges ved i PDF-format. Kunden signerer elektronisk, og det ferdige dokumentet arkiveres automatisk på riktig kunde og prosjekt i Severa.

En pioner innen e-signering – i travle perioder spares det timer hver uke

Ifølge Mikkola, var Oulun Kärpät tidlig ute med elektronisk signering. Mange virksomheter manglet for bare noen få år siden fortsatt slike løsninger. Kärpät ønsket ikke å vente. De så umiddelbart behovet for å effektivisere prosessene sine.

Endringen er tydelig i selgernes tidsbruk. Signeringen skjer nå for kunden med noen få klikk, og avtalene kommer i mål betydelig raskere enn ved papirbaserte prosesser.

“Signeringstrinnet tar nå ett minutt i stedet for fem. Når volumet av avtaler er stort, gir dette betydelige tidsbesparelser”, sier Mikkola.

Spesielt i salgsperioder, som våren og høsten, forsterkes effekten.

“I de mest intensive periodene, sparer vi enkelt flere timer i uken bare fordi vi slipper å logge inn i ulike tjenester eller flytte papir frem og tilbake.”

Mer transparens for ledelse og fakturering

For Mikkola som salgssjef, har integrasjonen gitt etterlengtet oversikt. Avtalene ligger ikke lenger spredt i selgernes personlige mapper. Ledelse, økonomi og salg kan nå få oversikt over alt på ett og samme sted.

Når en avtale er signert, går informasjonen automatisk videre til fakturering, uten manuelle overføringer.

“Det viktigste i vår virksomhet, er at produktet blir solgt, at navnene kommer på papiret, og at faktureringen starter. Nå skjer alt dette i én og samme arbeidsflyt. Jeg anbefaler dette varmt til andre Severa-brukere – det gjør rett og slett prosessen raskere å få i mål”, oppsummerer Mikkola.

Minna Hirvonen jobber med innholdsmarkedsføring. Minna verdsetter nyttige og informative tekster. Derfor ble hun innholdprodusent allerede i 2004, slik at de som er tørste på informasjon kan finne svar gjennom digitale kanaler.