Nordisk undersøkelse: Digital signering vokser i popularitet i hele Norden

Nordisk undersøkelse: Digital signering vokser i popularitet i hele Norden, men Norge ligger ett skritt foran når det gjelder sikker lagring

En undersøkelse om digitalisering av bedrifter i Sverige, Norge og Finland, viste at selv om digital signering nå blir mer vanlig, er det fortsatt mye å forbedre når det gjelder dokumenthåndtering og digital lagring. Trenden er imidlertid positiv når det gjelder bedrifters digitalisering.

Undersøkelsen ble gjennomført i 2024 av analysebyrået nSight for Visma Sign. 

Økende trend for digital signering

Populariteten til digital signering har økt i Norden de siste årene. I forkant ligger Norge, hvor opptil 62 % av bedriftene i undersøkelsen brukte digital signering, mens tilsvarende tall fra 2023 var 55 %.

I Sverige vil 47 % av selskapene bruke digital signering i 2024, mot 39 % i 2023. I Finland har bruksnivået holdt seg konstant på 56 % de siste årene.

Rom for forbedring i dokumenthåndtering

Etter at en avtale er signert, hvor skal den lagres sikkert? Ifølge undersøkelsen, er ikke dette helt klart i de fleste bedrifter. I alle tre landene er de største utfordringene med dokumenthåndtering knyttet til utydelige prosesser for lagring.

I Sverige, Norge og Finland oppga selskapene at den vanligste utfordringen var at dokumenter lå spredt på flere forskjellige steder, og at dokumenter var vanskelige å finne. Eventuelt hadde ikke selskapet en standard for lagring av dokumenter.

Sikker lagring er en utfordring – Norge viser veien

Når det gjelder håndtering og oppbevaring av dokumenter etter signering, ligger Norge betydelig foran Sverige og Finland. I resultatene er skytjenester den mest populære lagringsmetoden for dokumenter med 35 %, etterfulgt av elektronisk arkiv-/kontraktshåndteringssystem med 34 %. Deretter kommer datamaskinens egen harddisk som den tredje mest populære lagringsmetoden.

I Sverige og Finland er den vanligste metoden for dokumentlagring overraskende nok papirmapper (Sverige 50 %, Finland 47 %). Trenden er imidlertid positiv for bedriftenes digitalisering: I 2023 var tilsvarende tall 52 % for Sverige og 63 % for Finland. Den nest vanligste lagringsmetoden var datamaskinens egen harddisk (Sverige 36 %, Finland 40 %).

I Norge mente 45 % at dokumenthåndtering og lagring enten måtte tydelig forbedres, eller at det bare var på et akseptabelt nivå. I Sverige og Finland delte henholdsvis 37 % og 41 % av respondentene samme oppfatning.

Løsningen: felles retningslinjer og en tjeneste for signering og lagring

Generelt kan man si at nesten alle virksomheter brukte mer enn én metode for å lagre eller arkivere dokumenter, noe som kan bidra til at virksomheter opplever spredte dokumenter som utfordring nummer én.

I tillegg til redusert effektivitet, fører uklare kontraktsprosesser også til manglende datasikkerhet. Ved bruk av digital signeringstjeneste, lagres avtalene automatisk på ett og samme sted etter signering.

Dette øker sikkerheten betraktelig, da avtaler ikke etterlates av individuelle ansatte. Dokumenter med gradert informasjon blir heller ikke liggende i innboksen.

nSight gjennomførte en undersøkelse om digitalisering av bedrifter i Norden. Undersøkelsen ble besvart av 306 bedriftsledere fra Norge, 321 fra Sverige og 306 fra Finland. Undersøkelsen inkluderte selskaper i alle størrelser fra en rekke bransjer, og respondentene var personer i beslutningstakende roller i selskapene.

Terhi Tella jobber med Visma Sign-markedsføring. Terhi er inspirert av verdiskapende kommunikasjon og ønsker å se ting fra kundens perspektiv.