Tenk på dette når du velger en signeringstjeneste

Å velge tjenester for signerings- og kontraktshåndtering kan være utfordrende. Hvordan finner du en løsning som dekker bedriftens behov, uten å pådra deg unødvendige kostnader?

Du bør kun betale for de funksjonene bedriften din virkelig trenger. Her er noen tips for å unngå unødvendige utgifter.

Identifiser tydelig hva bedriften din trenger

Begynn med å presisere nøyaktig hva bedriften din har behov for. Er det verdt å investere i et heldekkende system for kontraktshåndtering med et bredt spekter av funksjoner? Det kan ende med at dere betaler for avanserte funksjoner som bare trengs i unntakstilfeller.

For de fleste bedrifter er det tilstrekkelig å kunne smidig håndtere signering og lagring av dokumenter, samt sikre enkel tilgang. Med Visma Sign kan du når som helst legge til et verktøy for skjemaer og flere avanserte avtalefunksjoner når behovet oppstår.

Det kan være lurt å lage et enkelt diagram for å kartlegge behovene over de ulike stegene i kontraktsprosessen og de personene som er involverte. Sikre også at du inkluderer arkivering og enkel tilgang til dokumenter.

Tilgjengelige signeringsmetoder og sikkerhet

Sørg for at tjenesten du velger oppfyller generelle krav (eIDAS) og tilbyr sikker signering. Det er fordelaktig å kunne signere dokumenter ved hjelp av tofaktorautentisering, som for eksempel med BankID. Mange globale signeringstjenester benytter kun ordinære underskrifter via datamaskin, nettbrett eller telefon, noe som ikke utnytter lokal BankID eller Mobil-ID.

I henhold til direktivet for elektroniske signaturer, er begge metoder for signering aksepterte ved loven, men tofaktorautentisering garanterer signatørens virkelige identitet.

Med Visma Sign kan brukere fritt velge hvilken metode de vil bruke, eller kombinere begge.

Det kan for eksempel hende at en av signatørene befinner seg i et land der tofaktorautentisering ikke er mulig. I slike tilfeller kan vedkommende signere dokumentet med en ordinær signatur, mens andre parter bruker tofaktorautentisering.

Brukervennlighet

Tenk på at en brukervennlig tjeneste med kort læringstid øker kostnadseffektiviteten fra start. En enkel og smidig implementering gjør det lettere for brukere å integrere tjenesten i det daglige arbeidet. Målet med en signeringstjeneste er å fatte raske beslutninger og lande avtaler når det trengs. Hvis brukerne må bruke tid på å lære seg å navigere i tjenesten, blir hverdagen fort mindre effektiv.

Integrasjonsmuligheter

Integrasjoner med eksisterende systemer eller muligheten til å lage dem, har stor betydning for hvor effektiv tjenesten vil være. Vær oppmerksom på tjenesteleverandørens nåværende integrasjoner og kvaliteten på API-dokumentasjonen. Med API-grensesnittet kan du integrere tjenesten i ulike systemer.

Sømløse integrasjoner optimaliserer hele dokumenthåndteringsprosessen og sikrer at alt fungerer smidig. For eksempel trenger en ikke lenger å legge ansettelseskontrakter utenfor HR-systemet.

Tenk på skalerbarhet

For voksende bedrifter er tjenestens skalerbarhet avgjørende. Direkte signeringstjenester som Visma Sign skalerer elegant i takt med bedriften. Sikre at du velger en tjeneste som tilbyr ulike pakkerøsninger og robuste API-grensesnitt for å støtte vekst. Slik kan plattformen vokse i takt med virksomheten, og du unngår kostnader knyttet til å bytte plattform.

Sammenligne priser

For å velge riktig tjeneste, er det viktig å forstå hvordan hver tjenestes prissetting er bygget opp. Hvis det er mange funksjoner du ikke trenger, men som likevel er inkluderte, bør du vurdere om leverandøren virkelig er rett for bedriften din. Betaler du per bruker, eller tilpasses prisene etter antall brukere? Finnes det andre utgifter utover månedsutgiften?

Visma Sign passer naturlig inn i hverdagen for små og mellomstore bedrifter

Med Visma Sign får du raskt tilgang til grunnleggende funksjoner for signering og lagring, samt tilgang til avtaler og dokumenter. Det er ingen skjulte kostnader eller oppstartutgifter. Du betaler kun for det du virkelig trenger. Takket være tjenestens brukervennlige grensesnitt, trenger du heller ikke investere i opplæring, med mindre du vil.

Finn ferdige pakkeløsninger her Eller kontakt oss for mer informasjon