Digital signering sikrer at kontraktene går videre, selv i unntakssituasjoner

Behandlingen av kontrakter tar lengre tid på grunn av unntakssituasjonen i forbindelse med koronaviruset.”

“Unntakssituasjonen forårsaker forsinkelser i kontraktbehandlingen.”

“I denne unntakssituasjonen kan vi dessverre ikke behandle kontraktene i henhold til tidligere oppgitt tidsplan …”

Ovenfor viser vi bare noen av tekstene vi har lest på nettsidene til forskjellige organisasjoner. Det er ingen overraskelse for noen av oss at denne unntakssituasjonen har skapt, og fortsatt lenge vil skape store utfordringer både for private bedrifter, offentlige tjenesteytere og organisasjoner i den tredje sektoren.

Selv om man klarer å holde kontantstrømmen i balanse, og kundene fremdeles kan finne tjenester man selger på nettet, er det ett problem denne unntakssituasjonen forårsaker, som berører de fleste av oss: Vi skal unngå nærkontakt.

Personalunderskudd og sykdomstilfeller kan naturligvis påvirke tidsplanen for behandlingen av kontrakter. Men det behøver ikke å være et problem at man skal unngå nærkontakt.

Som løsning på dette finnes det en tjeneste som gjør at godkjennelse av kontrakter og identifisering av avtalepartene lykkes, selv når vi må holde fysisk avstand.Prøv kostnadsfritt

Den sikreste måten å signere kontrakter på

Vanligvis har man kontrakter i papirform som signeres fysisk mens alle partene er til stede. Digital signering er derimot, som navnet tilsier, en digitalt innsamlet signering som ikke krever fysisk oppmøte, og man trenger ikke engang å skrive ut kontrakten. Det er dermed en sikker og lovgyldig måte å samle inn signaturer for viktige kontrakter og dokumenter på, selv i krisetider.

I Visma Sign-tjenesten kan du enkelt opprette, lagre og signere alle kontraktene i bedriften din i ett og samme system. Tjenesten forenkler alle funksjonene i bedriften din.

Gjør det mulig for bedriften å fortsette virksomheten og veksten, selv i unntakssituasjoner
Man kan rett og slett ikke drive en virksomhet uten kontrakter. Bare av den grunn er det helt nødvendig at kontraktene går fremover, og særlig nå når så mange andre ting rundt oss skaper usikkerhet og frykt. Kontrakter som går raskt og problemfritt fremover, fungerer som et grunnlag for at virksomheten din vil fortsette, selv under helt spesielle omstendigheter.

Visma Sign gjør det mulig å signere årsoppgjøret digitalt når sesongen er på sitt travleste. Digital signering kan utføres uavhengig av tid og sted, og dette gjør at prosessen med årsoppgjøret går betydelig raskere.

Ifølge statistikken vår blir 89 % av signeringene utført innen et døgn etter at invitasjonen er sendt. Digital signering er også juridisk gyldig, så du kan trygt signere årsoppgjøret på denne måten.

Du kan laste ned dokumentene som skal signeres i Visma Sign-tjenesten med én gang årsoppgjøret er ferdig og sende dem samlet til alle som skal signere dem. Det er mulig å legge inn en egen følgetekst til invitasjonsbrevet, og du kan selv bestemme rekkefølgen for signaturene i tjenesten. Etter signeringene blir årsoppgjøret lagret i systemet, og du kan begrense bruks- og leserrettighetene til dette slik du selv ønsker det.

Utvid virksomheten selv om vi er i en unntakssituasjon

I mange bedrifter har ikke unntakssituasjonen redusert behovet for rekruttering, men opplæringen av nye ansatte gjøres på nett, eller oppstartsdatoen flyttes til et senere tidspunkt.

Ved hjelp av digital signering kan du behandle arbeidsavtaler eksternt, og du kan sende dokumenter for signering til alle parter samtidig, både til arbeidstakeren, den ansvarlige for rekrutteringen og daglig leder. Det er også enkelt å utføre endringer i arbeidsavtaler, samt for eksempel inngå avtaler om hjemmekontor ved hjelp av digital signering.

Digital signering er også den sikreste måten å utvide bedriftens tjenester i nettbutikken på når man må unngå fysisk kontakt. Dersom salget av tjenestene dine må bekreftes med signatur, og/eller man må kjenne til kjøperens identitet, tilbyr Visma Signs nettskjema en sikker og effektiv måte å samle inn kundenes opplysninger på. I stedet for at papirskjemaer må skrives ut og sendes i posten, kan et nettskjema fylles ut hvor som helst, og opplysningene i skjemaet er tilgjengelig for bedriften din med én gang.

Du kan også integrere Sign med de andre systemene bedriften din benytter, slik at du enkelt kan overføre kundeopplysninger til CRM- eller ERP-systemet ditt. Du kan for eksempel lage bestillingsskjemaer for produktene eller tjenestene dine ved hjelp av Visma Sign, slik at det det blir lett for kundene å kjøpe, og enkelt for deg å selge.

Det er ikke nødvendig å bekrefte alle kontrakter med sterk autentisering

Visma Sign gjør det også mulig å benytte såkalt svak autentisering i situasjoner hvor sterk autentisering ikke er nødvendig. Når partene kjenner hverandre, og man for eksempel allerede har inngått en muntlig avtale, er enkel autentisering og underskrift tilstrekkelig som bekreftelse på avtalen.

I større organisasjoner kan man ofte også bekrefte styremøter, ledergruppens beslutninger og andre viktige protokoller eksternt ved signering med svak autentisering.

Enkel autentisering passer også ekstra godt dersom organisasjonen opererer internasjonalt i flere forskjellige land. Sterk autentisering krever alltid bruk av bank-ID eller mobilsertifikat, og derfor kan det på dette tidspunktet bare brukes innenfor Norden (bortsett fra Island). Enkel identifisering er derimot ikke begrenset av landegrensene, og derfor kan alle de forskjellige enhetene i organisasjonen signere kontrakten elektronisk der de befinner seg.

Lær mer om digital signering ved å prøve tjenesten gratis.

Madeleine Sandler jobber som markedsfører hos Visma Sign og er opptatt av å utforske hvordan bedrifter kan jobbe mer effektivt og miljøvennlig - uten å gå på bekostning av sikkerheten.