Hele kontraktsprosessen på nett – slik fungerer det!

Tenk på kontraktene du håndterer i bedriften din, og hvordan hverdagen ser ut der. Fikler du med å klippe og lime inn signaturer i kompliserte PDF-dokumenter? Er det uklart hvem som signerte hva, og når? Leter du etter dokumenter som har forsvunnet i et rot av digitale og fysiske arkiver som ikke synkroniseres?

Det trenger selvfølgelig ikke å være slik. Løsningen er ikke magi – den finnes i virkeligheten.

Som du vet, handler kontraktsprosessen om mer enn å bare signere kontrakter. Her ser vi nærmere på hvordan du kan digitalisere alt fra informasjonsinnsamling til oppretting, lagring og signering.

Aarni Honkaniemi, produktdirektør hos Visma Sign, deler også sin innsikt rundt de viktigste fordelene.

Kontraktsprosessens fire steg

Kontrakter går gjennom fire kronologiske faser i livssyklusen sin: opprettelse, signering, arkivering og opphenting ved behov. Et selskap og dets ansatte trenger at alle fire fasene håndteres så smidig og sikkert som mulig.

Opprettelse: Lag digitale kontrakter

Ved å benytte deg av digitale skjemaer, kan du raskt samle inn informasjonen du trenger og få kunden til å inngå en bindende avtale. I Visma Sign kan du bruke et enkelt dra-og-slipp-verktøy for å lage skjemaer som passer for en rekke bransjer og bruksområder.

Digitale skjemaer har mye å tilby, ettersom de bidrar til mer effektiv, sikker og kostnadseffektiv kontraktshåndtering.

Aarni Honkaniemi mener at digitale skjemaer har mye å tilby, ettersom de bidrar til mer effektiv, sikker og kostnadseffektiv kontraktshåndtering. Hvis kontrakten er EIDAS-kompatibel, kan du identifisere signatøren og bruke e-signaturer som krever identifikasjon. 

Dette kan være svært viktig i en juridisk tvist, for eksempel hvis en part i en låne- eller salgskontrakt nekter for å ha signert. Du kan da spore opp historikken, og dermed bevise at kontrakten ble signert.

Signering: E-signatur har tydelige fordeler

I signeringsfasen har du også mye å hente på å benytte digitale avtaler, som for eksempel:

• Bedre sikkerhet enn ved signering med penn og papir
• Signer avtaler umiddelbart, uten forsinkelser – ingen behov for utskrift eller skanning
• Enklere å følge opp og se hvem som signerte avtalen og når
• Fungerer på mobile og andre bærbare enheter
• Bedre samsvar med regelverk
• Mulighet for integrasjoner med andre systemer, som CRM og ERP

Aarni understreker at de tre viktigste grunnene til å bruke en e-signaturløsning som Visma Sign er effektivitet, besparelser og sikkerhet.

Digital signering har også en konkret innvirkning på driften, ettersom det fører til raskere transaksjoner, noe som resulterer i en mer effektiv salgssyklus og raskere inntekter. Digital signering kan også bidra til å skape et grønnere selskap, ettersom færre kjøreturer foretas for å signere avtaler.

Den raske digitale utviklingen påvirker også forventningene som stilles til bedrifter. Aarni mener at kundene forventer raskere og smidigere kontraktsprosesser. 

Kundene forventer raskere og smidigere kontraktsprosesser. Nå er det bare et spørsmål om en dag eller to, mens det tidligere kunne ta en uke eller til og med en måned.

Arkivering: Alt på nett og på ett sted 

Kontrakter som er e-signert med Visma Sign arkiveres automatisk i et digitalt format. Det blir enklere, tryggere og mer transparent, ettersom kontraktene samles på ett sted, i stedet for å ligge spredt i mapper, på skrivebordet eller i innboksen på e-posten.

I tillegg øker transparensen i de signerte avtalene. 

Visma Sign gir flere tilgangskontroller og revisjonslogger. Det blir enklere å spore hvem som har sett hva og regulere tilgang til kontrakter, noe som også bidrar til bedre samsvar med GDPR. Henting av digitale dokumenter er mer effektivt, sammenlignet med fysiske løsninger. Du kan også sjekke om en kontrakt er endret etter at den er signert (fysiske avtaler kan redigeres eller forfalskes etter signering). Samtidig har kravene til åpenhet økt. Bedrifter ønsker å enkelt kunne følge opp hvem som har signert en avtale og når, og at de som ennå ikke har signert, enkelt skal motta en påminnelse.

Opphenting: Digitale kontrakter er mer søkbare 

Digital kontraktshåndtering i Visma Sign gir et helt annet nivå av søkbarhet, sammenlignet med papirkontrakter eller andre uorganiserte løsninger.

«Forbedret søkbarhet i et sentralisert, digitalt system gjør det enklere å finne spesifikke deler og klausuler, noe som igjen lar deg jobbe mer effektivt og ha full kontroll over kontraktene dine», sier Aarni.

Du trenger ikke å kaste bort tid på å bla gjennom lange kontrakter på jakt etter en spesifikk del, og du trenger ikke lenger å bekymre deg for å miste viktige dokumenter.

Samtidig har kravene til åpenhet økt. Bedrifter ønsker å enkelt kunne følge opp hvem som har signert en kontrakt og når, og at de som ennå ikke har signert, enkelt skal motta en påminnelse. 

Effektivisert kontraktshåndtering gir resultater

De fleste bedrifter signerer flere avtaler enn de tror, ​​og prosessene rundt dem kan ha stor innvirkning på bedriftens effektivitet, sier Aarni. 

Kontrakthåndtering er en investering med tydelig avkastning, ettersom den øker effektiviteten i alle faser av kontrakten

Digital kontrakthåndtering effektiviserer hvert trinn i prosessen: den reduserer mengden administrativt arbeid og risikoen knyttet til samsvar og annet ansvar som papirkontrakter medfører. Digitale kontrakter lar deg også jobbe mer datadrevet, og dermed skape forretningsverdi.

Konklusjon

Avslutningsvis: Ikke nøy deg med papirkontrakter eller andre gammeldagse, ineffektive metoder. Det finnes mange gode grunner til å digitalisere hele bedriftens kontraktsprosess.

Med Visma Sign kan du komme i gang på 5 minutter og administrere hele kontraktsprosessen smidig og sikkert.

Terhi Tella jobber med Visma Sign-markedsføring. Terhi er inspirert av verdiskapende kommunikasjon og ønsker å se ting fra kundens perspektiv.