En god kundereise starter med digital kontraktshåndtering

Digitale kontrakter og administrasjon er viktige elementer når det kommer til en god kundeopplevelse og et godt employer brand. “Sørg for å tilby hastighet og smidighet”, minner Aarni Honkaniemi om. Han er ansvarlig for Visma Signs sin forretningsdrift og produktstrategi. Han kjenner behovene til svenske små og mellomstore bedrifter godt.

“Ifølge vår trendundersøkelse, driver fokus på kundeopplevelse digitalisering av kontraktshåndtering i bedrifter”, forteller Honkaniemi.

Kundene forventer hurtighet og smidighet

Dagens kunder forventer at prosesser skal være effektive og problemfrie. Ifølge Adobes Digital Trends-rapport, forventer 77 % av kunder en sømløs og smidig samhandling via digitale kanaler.

“Prosessene må bli enda raskere. Tidligere var en uke eller til og med en måned nok, nå er forventningen at alt skal skje på én dag. Selv fjernarbeid har endret forventningene mye”, sier Honkaniemi.

Sømløshet er derfor et viktig konkurransefortrinn for bedrifter. Muligheten til å fylle ut et skjema på nett eller å signere en kontrakt elektronisk på en smidig måte gir kundene en sømløs opplevelse med selskapet. 

Forventningen om hastighet og smidighet gjelder ikke bare selskapets faktiske produkter og tjenester, men også til alt som er relatert til kunderelasjoner, som å gjennomgå og signere kontrakter og sende inn forespørsler.

Kunder forventer å kunne gjennomgå kontrakter eksternt. Dette krever digital kontraktshåndtering. Bedriftskunder ønsker også åpenhet og sømløs integrering av kontrakter i sine egne systemer.

Styrk ditt employer brand med effektive prosesser

Hvis stillingsannonsen skryter av at arbeidsmiljøet er dynamisk og at de beste digitale verktøyene brukes, kan ikke signering av arbeidsavtalen kreve utskrift og skanning av papirer eller en tur ned på kontoret for å signere.

«E-signaturer og digital kontraktshåndtering viser at organisasjonen er moderne og effektiv. Det viser at den ansattes tid verdsettes, og at bedriften ønsker å investere i en god ansattopplevelse», påpeker Honkaniemi.

Ifølge Honkaniemi, øker digital signering tillit mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Den nyansatte kan gjennomgå avtalen i fred og ro før signering. Samtidig kan bedriften gjennom sterk autentisering sikre at avtalen har blitt sett og signert av riktig person.

Å signere en arbeidskontrakt digitalt kan også øke hastigheten på rekrutteringsprosessen betraktelig. Når informasjonen kan integreres direkte i bedriftens HR-system, kan den nye spesialisten raskere bli en del av bedriftens prosesser.

Digital kontraktshåndtering er viktig når det gjelder å være rask i hverdagen, selv i salg.

En raskere salgssyklus forbedrer salgsteamets opplevelse. Digital kontraktshåndtering muliggjør mer effektive avtaler – og provisjoner utbetales raskere.

Forenkle hverdagen ved å aktivere signering på mobilen 

Ifølge den nordiske undersøkelsen, er det spesielt viktig for kunde- og ansattopplevelsen at kontrakter også kan signeres med mobiltelefon.

Brukere i alle aldre, både private og bedriftskunder, foretrekker å signere med mobiltelefon. Signering med telefon er spesielt praktisk for de som jobber på farten eller utfører fysisk arbeid, ettersom de ikke alltid har tilgang til en datamaskin.

Honkaniemi løfter frem byggebransjen som et eksempel, der mange forskjellige avtaler, tilbud og protokoller ofte signeres direkte på arbeidsplassen.

Signatøren har ikke alltid en datamaskin for hånden. Muligheten til å signere på farten sikrer at kontrakter ikke blir liggende og vente på signering.

Effektiviser kontraktshåndteringen med integrasjoner

Pionerer integrerer avtaler direkte med selskapets CRM og andre viktige forretningssystemer. Ifølge Honkaniemi, er digitale signaturer til fordel for begge parter i avtalen, fordi integrasjoner gjør det mulig for begge å lagre kontrakter i sine egne systemer.

I fremtiden vil AI også effektivisere kontraktshåndteringen ytterligere. For eksempel kan AI tilby mer informasjon om kunder og selskaper, sette sammen kontraktsrapporter og informere om når kontraktsperioden nærmer seg slutten.

“En AI-assistent kan også hjelpe brukere med å signere kontrakter og svare på spørsmål. Dette ville fremskynde prosessen ytterligere, og kundene ville kunne signere kontrakten på egen hånd.”

Slik lykkes du med valget ditt av en tjeneste for digital kontraktshåndtering

1: Forstå dine behov

Finn en tjeneste som matcher bedriftens kontraktsbehov. Trenger du allsidige ekstrafunksjoner, eller er det nok å opprette og sende digitale kontrakter for signering?

2: Tilpass tjenesten til bedriftens prosesser 

Velg en tjeneste som passer hele organisasjonens arbeidsflyt. Håndterer for eksempel HR- og salg sine kontrakter på forskjellige måter?

3: Ikke glem sikkerheten

Tjenesten bør håndtere data sikkert og lovlig. Er tjenesten kompatibel med eIDAS 2.0-forordningen og den tilhørende digitale lommeboken for EU-borgere?

Madeleine Sandler jobber som markedsfører hos Visma Sign og er opptatt av å utforske hvordan bedrifter kan jobbe mer effektivt og miljøvennlig - uten å gå på bekostning av sikkerheten.