Slik signerer du et PDF- eller Word-dokument

Har du mottatt et PDF- eller Word-dokument sendt til deg via e-post for signering? Eller kanskje du har laget et dokument selv og ønsker å få det signert?

Hvis du tror at utskrift, skanning og utsendelse er den eneste måten, kommer du til å bli overlykkelig av alternativet vi presenterer nedenfor.

I stedet for å sende et dokument i posten for signering, kan du benytte deg av en mer moderne løsning for å få avtalen i boks: digital signering. Digital signering er juridisk like gyldig som en tradisjonell signatur med penn. Faktisk kan digital signering være enda sikrere, fordi identiteten kan bekreftes gjennom sterk autentisering med BankID. I tillegg elimineres risikoen for at dokumentet blir borte i posten – og du sparer også portokostnader.

Signering av PDF-dokument

PDF er et populært format for å fullføre avtaler. I Visma Sign kan du enkelt laste opp PDF-dokumentet for å signere det. Deretter trenger du bare å legge til signatørens e-postadresser og sende dokumentet til signering. Du vil motta et varsel når alle signaturer er samlet inn. Den fullførte avtalen lagres automatisk i tjenesten.

Dette sikrer også at dokumentet ikke kan endres etter signering. Selv om PDF-dokumenter kan beskyttes på ulike måter, er ikke alle metoder helt vanntette. Derfor er en signert avtale med en verifiseringslogg fra Visma Sign ett hakk tryggere. Dokumentets integritet sikres og verifiseres. Den sendte dokumentversjonen, avsenderen, signaturene og tidspunktene for dem loggføres.

Signering av Word-dokument

Innholdet i Word-dokumenter kan ofte redigeres etter signering, noe som gjør det spesielt risikabelt å sende dem slik. Derfor er det lurt å konvertere Word-dokumenter til PDF-format før du starter signeringsprosessen, noe som gjør det vanskeligere å redigere innholdet.

I Visma Sign-tjenesten kan du enkelt laste opp et Word-dokument ved først å konvertere det til PDF. Microsoft Word lar deg også opprette en signatur direkte i programmet, men dette skiller seg fra digital signering, fordi det ikke sikrer identiteten til den som signerer. Derfor anbefales det å bruke en tjeneste som er spesielt utviklet for digital signering av dokumenter.

Madeleine Sandler jobber som markedsfører hos Visma Sign og er opptatt av å utforske hvordan bedrifter kan jobbe mer effektivt og miljøvennlig - uten å gå på bekostning av sikkerheten.