Kalevala Jewelry

Avtaleprosessen ble digitalisert ved hjelp av Visma Sign

Kalevala Jewelry gikk over til digitale signaturer i mai i 2018. De så tydelig behovet for å ta i bruk digitale signaturer når de skulle fornye selskapets avtaler med forhandlere.

“Vi har en stor forhandlerkanal, og vi fornyer årlige forhandleravtaler i løpet av våren. Det var ca. 400 avtaler som skulle fornyes. Vi så etter en løsning som kunne passe med målene våre og samtidig minimere arbeidsmengden som oppstår som følge av avtalefornyelser”, sier salgssjefen Liisa Kettinen.

Det var enkelt og raskt å komme i gang med Visma Sign. Vi fikk en nettpresentasjon av tjenesten fra en Visma Sign-ekspert. Vi har ikke hatt noen problemer ved bruk av tjenesten. Jeg synes den er enkel å forstå og bruke. Visma hjalp oss også med å finne ut av hvordan vi kunne ta i bruk masseutsendelser.

Avtalen sendes ut til alle samtidig

Fornyelsene av forhandleravtalene ble håndtert ved en masseutsendelse via signeringstjenesten Visma Sign. De digitale signaturene sparte selskapet både tid og penger sammenlignet med papiravtaler. Kalevala Jewelry hadde også fullstendig oversikt over hvem som faktisk hadde mottatt avtalen. “Tjenesten sparte oss for masse arbeid. Tidligere hadde vi så mange variable kostnader og situasjoner som kunne oppstå i bakgrunnen, men nå var det bare å trykke på en knapp. En stor mengde arbeidstid gikk med på å sende ut avtalene som brevpost. Å sende avtaler frem og tilbake på denne måten medførte store kostnader også. I tillegg ble mye tid brukt på oppfølgingen av signeringsprosessen og å skrive under på alle dokumentene selv”, sier Kettinen.

Man måtte møte enkelte forhandlere ansikt til ansikt for å kunne signere avtalene, og dermed oppstod kostnader i forbindelse med kilometergodtgjørelser og tapt arbeidstid som følgte av reisene. “Når vi tar dette i betraktning er elektronisk signering definitivt et bedre alternativ. Visma Sign er ikke bare nyttig for masseutsendelser, men også for utsending av arbeidskontrakter eller styredokumenter, for eksempel. Man kan bli enig med de forskjellige partene om hvordan dokumenter kan signeres ved hjelp av Visma Sign-tjenesten. Det finnes mange muligheter”, oppsummerer Kettinen.

Digitale signaturer er også et bedre alternativ økologisk sett.

Digitale signaturer for hele selskapet

Kalevala Jewelry har som mål om å utvide bruken av Visma Sign i framtiden. Ifølge Kettinen vil de helst se at alle avtaler arkiveres digitalt. “Vi har forskjellige mapper for forhandlere, HR, ledelse og økonomi. En av fordelene med denne tjenesten er at du kan lagre avtalene i mapper som er tilgjengelige for utvalgte personer.”

Kettinen mener at digitale signaturer er en tjeneste for vår tid, teknologien virker slik den skal, og løsningen er pålitelig. “Fra et økologisk ståsted er digitale signaturer et bedre alternativ siden behovet for papirbruk og transportkostnader er helt bort. Jeg anbefaler alle om å benytte digital signatur.”