Beijer Industri benytter i Visma Signs digital signering for signering av interne dokumenter som protokoller, attesteringsflyt og andre avtaler som tidligere ble signert manuelt. Foretaket har forbedret internkontrollene sine. De har også oppnådd sikrere behandling av dokumenter siden ingenting havner på avveie i posten.
Beijer Industri AB er et datterselskap av Beijer Tech, et firma med utvidet tilstedeværelse i Norden. Beijer Industri er et teknologiorientert ansvarlig selskap som leverer forsyninger, råvarer, maskiner og utstyr til industrien i Norden.
www
Beijer Industri valgte elektronisk signering fordi foretakets avdelinger er spredt ut over hele Sverige og administrerende direktøren sitter i Danmark. Postutsendelser til forskjellige steder og land tilfører unødvendige utgifter, noe som også bærer risikoen for at dokumentene ikke rekker frem i tide. Det var derfor viktig for Beijer Industri å kunne forsikre seg om at dokumentene ble signert raskt og trygt med elektronisk signering.
Etter å ha undersøkt forskjellige alternativer, falt valget deres på Visma Sign som elektronisk signeringstjeneste. Visma Sign oppfylte kravene om tilstrekkelig kapasitet og prisgunstighet. Beijer Industri benytter seg også av andre tjenester fra Visma. Å velge Visma Sign for elektronisk signering ble da naturlig.
Jeg tror at vi kommer til å utvide antall elektroniske signeringer fra det vi først mente vi trengte. For eksempel, tidligere trodde vi at vi kun trengte tjenesten for signering av protokoller og avtaler, men da vi tok tjenesten i bruk så vi at Visma Sign kan også benyttes til intern kontroll.
Beijer Industri benytter i dag digital signering for signering av ulike dokumenter som protokoller, attesteringsflyten og andre avtaler som tidligere ble signert manuelt. Elektronisk signering betraktes som en nødvendighet i dag, siden økonomiavdelingen sitter på tre forskjellige steder i Sverige.
Visma Sign vil bli brukt i stadig større grad i foretaket, både som følge av økende behov for digitale tjenester og fordi digital signering med Visma Sign er veldig enkel og fleksibel. “Tjenesten er selvforklarende. Den er veldig tydelig og enkel i bruk med ingen lange prosesser for å komme i gang. Så snart man har innloggingsinformasjonen klar, så kan man enkelt og greit gå rett inn på siden og ta tjenesten i bruk”, konstanterer Madeleine Pettersson, økonomiansvarlig hos Beijer Industri.
Man får ett mail att man har ett dokument att signera, och man loggar in och signerar. Ja, enklare kan det inte bli.
Nå har Beijer Industri en sikrere løsning sammenlignet med tidligere signeringsprosesser. For eksempel ble styreprotokoller sendt til 3-4 forskjellige personer i Sverige med posten, men nå sendes det som ett dokument digital. Behandlingen er derfor mye sikrere, raskere og enklere. “Man får en e-post om at man har mottatt et dokument for signering, så logger man seg inn og signerer. Ja, det kan ikke bli enklere”, sier Petterson.
Foretaket har forbedret internkontrollene sine. De har også oppnådd sikrere behandling av dokumenter, siden ingenting kommer på avveie i posten. Dokumenter fra økonomiavdelingen kan nå attesteres elektronisk, uansett hvor i landet man er. Foretakets organisasjonsstruktur betyr at digital signering en nødvendighet for Beijer Industri.
“Jeg finner det utrolig fleksibelt, effektivt og trygt. digital signering har bare fordeler. Det kan hende at en mindre organisasjon har begrenset behov for tjenesten, mens en større organisasjon virkelig kan utvide bruken av Visma Sign. Så jeg føler det ligger et stort potensiale og mye muligheter i dette. Og, som sagt, er det bare fordeler med digital signering”, avslutter Pettersson.
Det er ikke vanskelig å bruke digitale signaturer. Du er i gang om 5 minutter.