Fremtiden for kontraktshåndtering – fem trender alle bedrifter bør kjenne til
Digital signering og kontraktshåndtering er allerede en del av hverdagen for de fleste bedrifter.
I denne artikkelen presenterer vi fem viktige trender som for tiden former fremtiden for kontraktshåndtering og digital signering. Vi deler også tips om hvordan bedriften din kan holde seg oppdatert på utviklingen!
1: Hvor dataene lagres spiller en rolle
Global usikkerhet og den ustabile geopolitiske situasjonen bekymrer beslutningstakere i selskaper av alle typer. I en usikker og stadig skiftende Verden, er det viktig hvor selskapets viktigste dokumenter er lagret.
Hvis tjenesteleverandørens servere befinner seg i et land der regelverket er mer lempelig enn innenfor EU, kan selskapets og kundenes databeskyttelse bli kompromittert. Tilgang til informasjon som ligger på utenlandske servere kan også være begrenset, eller det kan bli vanskeligere å returnere til Sverige hvis den geopolitiske situasjonen forverres.
Dokumentene som er lagret i Visma Sign befinner seg alltid fysisk i Norden i datasentre hos våre tjenesteleverandører i Finland. Sammen med våre datasenterpartnere, sørger vi for at informasjonen som er lagret i Visma Sign er beskyttet, uavhengig av om det oppstår unntakstilstand.
Tips! → Finn ut hvor de digitalt signerte avtalene er lagret, og sørg for at de håndteres sikkert og i samsvar med loven.
2: EUs digitale lommebok
EUs eIDAS-förordning (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) la grunnlaget for digitale signaturer og tidsstempler for over ti år siden. I 2024 ble en ny versjon utgitt, eIDAS 2.0, som styrker den juridiske statusen til digitale signaturer og forener standarder i hele EU.
Forordningen introduserer en europeisk digital identitetslommebok, «digital lommebok», som skal implementeres i hele EU innen 2026.
Den digitale lommeboken er en app som lar enkeltpersoner identifisere seg digitalt i tjenester, dele og administrere sine personopplysninger og signere dokumenter digitalt. EU-land må kunne tilby den digitale lommeboken til sine innbyggere innen desember 2026. Bruken av den digitale lommeboken er helt frivillig, men EU-borgere har rett til å bruke den til identifikasjon i tjenester, og til å lage digitale signaturer.
Visma Sign er forpliktet til å oppfylle kravene i eIDAS-forordningen, og utvikler sine tjenester i samsvar med dem.
Tips! → Sørg for at signeringstjenesten du bruker holder seg oppdatert og overholder eIDAS 2.0-forordningen.
3: Integrasjoner og KI
Digital kontraktshåndtering kan være mye mer enn bare å sette navnet sitt på papir i et digitalt miljø og lagre dokumenter. På sitt beste, er det en sentral del av en effektiv og svært automatisert forretningsdrift.
Når en digitalt signert kontrakt automatisk overføres til et CRM- eller økonomisystem, akselereres prosessene, feil reduseres, og informasjon er lett tilgjengelig fra ett sted. Integrasjoner er fortsatt en underutnyttet mulighet innen digitale signaturer: Bare 40 % av bedrifter som bruker digitale signaturer har koblet kontraktene sine til andre forretningssystemer, ifølge Visma Signs nordiske fremtidsrapport.
KI effektiviserer også kontraktshåndtering. Med KI kan du designe dokumenter, lage kontraktsoversikter, automatisere prosesser eller for eksempel sørge for at gjeldende kontrakter er i samsvar med regelverket.
Future-rapporten viser også at nordiske selskaper er interesserte i mulighetene med KI: 75 % av store selskaper utforsker for tiden bruken av den i kontraktshåndtering.
Tips! → Maksimer fordelene med digital signering ved å integrere kontrakter med sentrale forretningssystemer.
4: Datasikkerhet: forventning og konkurransefortrinn
Datasikkerhet er avgjørende for bedrifter i alle størrelser. Kunder krever ansvarlighet fra selskaper: Ifølge Adobes Digital Trends-rapport, forventer 88 % av forbrukerne at bedrifter håndterer personopplysningene deres på en sikker måte, men bare 49 % av bedriftene kan leve opp til denne forventningen.
Sikkerhet er en sentral del av digital kontraktshåndtering. En fjerdedel av bedriftene som svarte på Visma Signs fremtidsrapport, oppga at sikkerhetsrelaterte bekymringer bremser digitaliseringen av kontraktsprosessene deres.
Digital signering muliggjør sterk autentisering og detaljert sporbarhet. Alle dokumenter og data som lastes opp til Visma Sign krypteres både under overføring og lagring. Automatiske sikkerhetskontroller og regelmessige revisjoner sikrer at bedriftenes og kundenes data forblir beskyttede.
Tips! → Møt kundenes krav ved å tilby en sikker måte å signere kontrakter på, og krev sterk autentisering der det er nødvendig.
5: Bedre kundeopplevelse
Konkurransen om kunder og de beste ansatte er hardere enn noensinne, og begge gruppene krever mer effektive prosesser og de beste digitale verktøyene fra bedrifter. Ifølge Adobes rapport om digitale trender, forventer 77 % av kundene sømløs og smidig håndtering på tvers av ulike digitale kanaler.
E-signering skaper bedre kunde- og ansattopplevelser, ved å skape et positivt inntrykk og øke tilliten. Det er spesielt viktig for både kunder og ansatte at kontrakter kan signeres selv fra mobil.
→ Gjør kontraktsignering enkel og smidig. Sørg for at signering også kan gjøres på mobil.
Vil du gjøre kontraktshåndteringen og den digitale signeringen mer effektiv og sikker for bedriften din?
Terhi Tella jobber med Visma Sign-markedsføring. Terhi er inspirert av verdiskapende kommunikasjon og ønsker å se ting fra kundens perspektiv.
