Slik forandrer digitalisering hva vi forventer av arbeidsmiljøet

Den globale pandemien har tvunget mange arbeidsplasser til å tilpasse seg hjemmekontoret.

Selv om situasjonen har roet seg, og flere sakte men sikkert vender tilbake til kontoret, er det allerede mange arbeidstakere som ønsker å beholde muligheten til å jobbe hjemmefra.

Med hjemmekontor måtte vi lære oss nye måter å jobbe på.

Ting vi tidligere tok for gitt, som å samle alle i et møterom, eller skrive ut avtaler på pair og be om underskrift fra kollegaen som satt rett ved siden av, ble bare et blekt minne. Pandemien presset frem en ny, digital måte å arbeide på.

Den fysiske arbeidsverdenen er nå digital. Et konkret eksempel er elektronisk signering som gjør det mulig med digital dokumentbehandling. Skrivere og skannere hører til tiden før pandemien.

Vi betraktet kontoret som en nødvendighet for å kunne utføre daglige arbeidsoppgaver, men i fremtiden vil det fysiske kontoret spille en helt ny rolle for bedriften.

Fremtidens kontor

Pandemien lærte oss at digitale verktøy kan endre hvordan vi bruker kontor. Verktøy, møter og lagring av informasjon trenger ikke nødvendigvis begrense seg til kontoret.

Digitale arkiv og møte på Teams har blitt et naturlig valg for daglige arbeidsoppgaver. Det har ikke så mye å si hvor man fysisk befinner seg.

Kontoret har utviklet seg til å bli en møteplass for både interne og eksterne behov. Prosjektteam kan samles for utveksling av ideer, og ledere kan organisere workshops for teamet.

Kontoret blir også et møtested hvor selgere kan arrangere kundemøter og arrangementer.

De ansatte tilpasser seg dermed til en ny, hybrid arbeidsstil, hvor daglige arbeidsoppgaver kan utføres både eksternt og på kontoret. Kontoret blir stedet man samles fysisk.

Kontoret trenger ikke lenger å tilby kontorpulter til alle ansatte, og fokuset rettes i stedet mot fellesrom, samarbeid og innovasjon.

Fremtidens arbeidsmetoder

Deloitte och MIT har utført en undersøkelse som viser at 85 % av bedrifter mener at det er viktig å anvende den nyeste teknologien for at bedriften skal ha fremgang. Likevel er det bare 30 % av bedriftene som føler at de er modne digitalt.

Hva som ligger i det å være digitalt moden, kan være en subjektiv oppfatning, men i bunn og grunn handler det om i hvilken grad bedriften tar i bruk teknologi og digitale arbeidsmetoder for å legge til rette for hverdagen til ansatte og kunder.

Digitale verktøy kommer til å spille en viktig rolle i fremtidens arbeidsmetoder.

Det skal ikke lenger være komplisert for bedrifter å lære seg å bruke nye digitale verktøy. Digitale verktøy er tilgjengelige for å støtte de ansatte med deres arbeidsoppgaver.

Ifølge Deloitte handler det om å fremskynde samarbeidet mellom mennesker, og gi dem tilgang til informasjon og tjenester som ikke ville vært tilgjengelige uten digitalisering.

McKinsey (2021) hevder at det ikke er noen som vet hvordan fremtidens arbeidsmetoder vil se ut. Sannsynligvis vil forskjellige bedrifter gå i ulike retninger, avhengig av hvilke behov deres ansatte har. Det aller viktigste er å legge til rette for en kultur hvor man kan prøve seg frem.

Eksperimenter med forskjellige arbeidsmodeller, og vær oppmerksom på hvilke behov som utvikles for de ansatte, teamet og forretningsforbindelser.

Hva innebærer digitalisering for bedriften din?

Mange bedriftsledere i dag spør seg selv om hvordan de kan utnytte den nye normalen til å støtte suksesspotensialet til de ansatte og bedriften.

Utnyttelse av digitalisering innebærer bearbeiding av arbeidsmetoder, beslutningstaking og bedriftsstrukturer. Dette kan virke som et fjell å komme seg over.

Hvor man skal begynne avhenger av hvor langt bedriften allerede har kommet i å tilpasse seg digitale arbeidsmetoder. Første skritt er dermed å gå gjennom hva som allerede er utrettet for å digitalisere arbeidsmetoder, og hva som fortsatt gjenstår.

Her kommer noen konkrete tiltak som støtter opp om de nye forventningene til arbeidsmiljøet:

• Tilby digitale verktøy som gjør arbeidsdagen enklere, uavhengig av hvor de ansatte befinner seg.
• Omdefiner rollen til det fysiske kontoret.
• Begynn arbeidet med en langsiktig visjon for arbeidsmetoder i den nye, digitale hverdagen.
• Hold deg oppdatert på de ansattes behov og tanker om arbeidsplassen, slik at du får innsikt i både akutte og langsiktige behov som oppstår som følge av arbeidssituasjonen.

Vil du ta det første steget mot en digital arbeidshverdag?

Ta i bruk Visma Signs elektroniske signeringstjeneste for digital dokumentbehandling.

Madeleine Sandler jobber som markedsfører hos Visma Sign og er opptatt av å utforske hvordan bedrifter kan jobbe mer effektivt og miljøvennlig - uten å gå på bekostning av sikkerheten.