Ekspertens 5 tips for bedre avtaler
De færreste bedrifter har god nok oversikt over kontraktene sine. Dette kan fort føre til misforståelser, forsinkelser og at forretningshemmeligheter havner på avveie.
Aarni Honkaniemi, product director ved Visma Sign, deler her sine fem beste tips for å oppnå sikker, funksjonell og effektiv dokumenthåndtering.
1. Sørg for enkel og smidig signering
I 2023 ønsker de færreste å måtte skrive ut, signere, skanne og sende avtaler per post. Det er dessuten stadig færre som har mulighet for å gjøre dette. Tradisjonell signering med penn og papir er for øvrig tidkrevende, og øker terskelen for å inngå avtaler. Digital signering kan i dag benyttes ved signering av de fleste dokumenter. Ved å gi kundene dine denne muligheten, fremskynder du ikke bare ferdigstillingen av avtaler – du sparer også deg selv og kunden for dyrebar tid.
2. Kontroller at dokumentet signeres av de riktige personene
Når du skal utarbeide kontrakter, er det viktig å forsikre seg om at disse signeres av de riktige personene på mottakersiden. Sørg for at partene som signerer verifiserer identiteten sin med løsninger som BankID. Det er også viktig at den signerte kontrakten ikke kan endres på noen måte.
Les også: Sikkerheten ved e-signaturer – det digitale fotavtrykket lyver ikke
3. Velg trygge arkiveringsløsninger
Så snart kontrakten er signert, bør du sørge for at den lagres og arkiveres på en sikker måte. Samtidig skal dokumentet være tilgjengelig ved behov. Det er avgjørende å forsikre seg om at kontrakten ikke havner på avveie, da dette kan medføre at sensitiv forretningsinformasjon spres til uvedkommende. GDPR-beskyttede personopplysninger kan også havne i feile hender.
Internt skal samtidig de rette personene ha tilgang på kontrakten. Dette kan for eksempel være nødvendig når dere skal dobbeltsjekke hva bedriften har forpliktet seg til å levere, og for å sjekke at dere oppfyller deres del av avtalen. Visma Sign gir bedriften tilgang på trygge arkiveringsløsninger, og sørger for at kontrakten ikke havner på avveie. Programvaren sørger også for at kun de som skal ha tilgang til dokumentet, faktisk får dette.
4. Få oversikt over kontraktens frister
Idet en kontrakt utløper, avsluttes også avtaleforholdet. Det er dessverre nokså vanlig at bedrifter ikke får med seg dette, og dermed glemmer å forlenge kontrakter med sine samarbeidspartnere. Det å reforhandle kontrakter for sent er arbeidskrevende, og fører i verste fall til at man mister viktige kunder. Utfordringen går også den andre veien. Har du ikke oversikt over fristene, kan du glemme å si opp kontrakter du ikke lenger ønsker å stå i. Med Visma Sign kan du enkelt merke viktige datoer i virksomhetens dokumenter, og dermed få oversikten du trenger.
5. Ha skriftlige avtaler – ikke muntlige!
I mange små og mellomstore bedrifter gjøres det forretninger med venner, familie og bekjente. I slike tilfeller tenker man kanskje at et håndtrykk er nok for å bekrefte avtalen. Men selv om det kan være sensitivt å ta opp temaet, bør man sørge for å ha en skriftlig kontrakt – også i tilfeller som dette. Skulle forholdene endres eller uenigheter oppstå, er det viktig å kunne dokumentere hva man ble enige om, svart på hvitt.
Terhi Tella jobber med Visma Sign-markedsføring. Terhi er inspirert av verdiskapende kommunikasjon og ønsker å se ting fra kundens perspektiv.
