5 risikoer du kan unngå ved å skifte til digital signering

Tradisjonelle signaturer medfører unødvendig risiko, risiko som man kan unngå med digital signering.
Her er en liten oversikt angående risikoene forbundet med den tradisjonelle signaturen og hvordan de kan unngås.

1. Hvem som helst kan forfalske din signatur

Husker du da matteprøven i fjerde klasse gikk rett vest og du måtte vise den til mamma og få hennes underskrift på den? Valget stod mellom mindre TV-tid eller å skrive under selv “på vegne av mamma”.

Hvis forfalskning av en signatur på papir er såpass enkelt for et barn (uskyldig eller ei), tenk hva en voksen med lumske planer kan gjøre.

Risikoen med forfalskning av tradisjonelle papirdokumenter er ikke begrenset til signaturer heller. Problemer kan også oppstå når en part bestemmer seg for å legge til sine egne klausuler i avtalen etter signeringen. I verste fall kan det føre til en juridisk tvist som blir kostbar for alle parter.

En digital signatur med sikker identifisering øker både pålitelighet og datasikkerhet:

For det første har du kontroll over hvem som får dokumentet. En invitasjon – eller et digital dokument sendt via e-post eller sms – vil ikke havne på en arbeidspult i et åpent kontorlandskap for offentlig skue.

Også vet du alltid hvem som faktisk signerte dokumentet, takket være sikker identifisering. Verktøyet lar alle som har en kopi av dokumentet bekrefte underskriverens identitet, dokumentets innhold og tidspunkt for signeringene.

2. Brev forsvinner i posten

Et brev eller en pakke sendt via post eller bud som har gått på avveie er ikke noe nytt til de fleste av oss. I tillegg har pandemien ført til at mange flere jobber hjemmefra. Viktige papirdokumenter sendt i posten kan ende opp på et tomt kontor, mens den som skal signere sitter på hjemmekontoret sitt.

Dokumenter for digital signering sikrer at de kommer frem til rett vedkommende. Visma Sign effektiviserer sending av signeringsinvitasjoner, og minimere risikoen for feil.

Du kan også opprette ferdige mottakerlister for masseutsendelser. Dette reduserer manuelt arbeid, og så slipper du limsmaken fra konvoluttene.

3. Dokumentene dine begraves i papirhaugen

Årsregnskap, møtereferater, innkjøpskontrakter, leieavtaler, arbeidsavtaler, samarbeidsavtaler, salgsavtaler, faktureringsavtaler…

A gjøre seg kjent med innholdet før man signerer et dokument er alltid lurt. Men gjennomlesning av dokumenter kan spise opp verdifull tid når de hoper seg opp. Det er ofte fristende å utsette arbeidet til et “bedre tidspunkt”.

Slik begynner papirfjellet å vokse. Disse fjellene, i motsetning til de vanlige, dannes i løpet av bare noen få dager eller uker. Noen ganger går dokumentene seg vill i fjellet for alltid.

89 % av alle dokumenter som sendes med Visma Sign blir signert innen 24 timer etter utsendelsen av signeringsinvitasjonen.

Du kan sende en påminnelse til underskriveren hvis du ser at dokumentet ligger fortsatt til signering når du vill. På denne måten forsvinner ikke den viktige avtalen i papirhaugen din.

4. Et papirfjell blir til et hav av permer

Etter noen år med dokumentbehandling har du akkumulert kilometervis av hyller med permer med signerte dokumenter.

Du trenger ikke å lete gjennom alle e-postmappene når du trenger et dokument når du bruker Visma Sign. Tjenestens digitale arkiv fremmer effektiv dokumentbehandling.

Alle dokumenter som signeres digitalt med Visma Sign lagres i arkivtjenesten. Du kan organisere dokumentene i mapper slik det passer og tildele spesifikke brukertillatelser for mappene etter behov – slik kan du sikre at de riktige personene har tilgang til de riktige dokumentene.

5. Spar tid og penger

Mer enn 2 millioner brukere har alt signert dokumenter digitalt med Visma Sign.

Tiden venter ikke på noen og fremdriften for saks- og beslutningsprosesser kan ikke vente på penn og papir. 90% av tid og kostnader forbundet med signering av dokumenter er spart ved å gjøre det digitalt.

Digital transformasjon: nødvendighet og mulighet

Bruken av elektronisk signatur er et tydelig skritt mot en tryggere, raskere og mer miljøvennlig dokumenthåndtering.

I takt med teknologiens utvikling og verden som beveger seg stadig mer i en digital retning, tilbyr elektronisk signatur en løsning på mange av utfordringene knyttet til tradisjonell signering. Overgangen til digital signering er ikke bare nødvendig, men også en mulighet til å forbedre organisasjonens drift betydelig.

Minna Hirvonen jobber med innholdsmarkedsføring. Minna verdsetter nyttige og informative tekster. Derfor ble hun innholdprodusent allerede i 2004, slik at de som er tørste på informasjon kan finne svar gjennom digitale kanaler.