Slik inngår nordiske virksomheter avtaler: ny undersøkelse belyser hverdagen

Avtaler er en naturlig del av hverdagen i virksomheter, men blir sjelden sett på som en helhet. En ny undersøkelse blant 900 nordiske beslutningstakere i Norge, Sverige og Finland gir innsikt i hvordan avtaler faktisk håndteres i dag – og hvor det fortsatt er rom for forbedring.

• Avtaler er fortsatt ofte én persons ansvar
• Manglende juridisk kompetanse og oppfølging av lovendringer er vanlige utfordringer
• 17 % bruker AI i avtaleprosesser – men bruken er fortsatt forsiktig
• Digital signering er allerede en del av hverdagen for over halvparten
• 46 % lagrer avtaler spredt → den største utfordringen er håndtering, ikke signering

Hvordan inngås avtaler? Ofte ett ansvarspunkt

Undersøkelsen viser at mange norske virksomheter håndterer et relativt lavt antall avtaler årlig. Hele 47 % oppgir at de inngår færre enn 10 avtaler i året.

Dette gjenspeiles i hvordan avtaler håndteres. I Norge, som i resten av Norden, er det vanlig at én person har hovedansvaret – ofte daglig leder. Dermed blir både kunnskap og ansvar samlet hos få personer.

Samtidig peker mange på manglende juridisk kompetanse som en utfordring. Rundt en fjerdedel opplever at de ikke har tilstrekkelig kunnskap til å utarbeide eller vedlikeholde avtaler. I tillegg oppleves det som krevende å holde seg oppdatert på endringer i lover og regelverk – en utfordring som går igjen i hele Norden.

Når avtaleprosesser ikke er systematisert, men avhenger av enkeltpersoner, blir arbeidet ofte reaktivt. Avtaler oppdateres ved behov – ikke nødvendigvis i forkant.

AI vekker interesse – men brukes forsiktig

Selv om AI utvikler seg raskt, er bruken i avtaleprosesser fortsatt i en tidlig fase.

I Norge oppgir 17 % at de bruker AI i utarbeidelse av juridiske dokumenter. Dette er noe lavere enn i Sverige (18 %) og Finland (22 %).

Bruken er likevel begrenset, og brukes ofte til enkeltoppgaver som tekstjustering eller utkast til avtalevilkår. Å lage komplette avtaler ved hjelp av AI forekommer noe oftere i Norge og Sverige enn i Finland, men generelt er bruken fortsatt forsiktig i alle landene.

Årsaken er forståelig. Selv om AI kan effektivisere arbeidet, har det ikke juridisk ansvar for innholdet og tar ikke nødvendigvis hensyn til lokal lovgivning eller endringer i regelverk. Derfor brukes AI i dag først og fremst som et støtteverktøy – ikke en selvstendig løsning.

Digital signering er blitt standard

Mens AI fortsatt er på vei inn i arbeidshverdagen, har digital signering allerede etablert seg som en naturlig del av den.

I Norge bruker 55 % av virksomhetene digital signering. Dette er på nivå med Sverige (55 %) og noe lavere enn i Finland (58 %).

For mange er det allerede et daglig verktøy. Digital signering har gått fra å være et separat verktøy til å bli en integrert del av arbeidsflyten i hele Norden. Undersøkelsen viser at vanlige bruksområder er blant annet arbeidsavtaler, salgsavtaler og møtereferater.

Utfordringen ligger etter signering

Selv om selve signeringen ofte fungerer godt, peker undersøkelsen på en tydelig flaskehals: håndtering av avtaler i etterkant.

Her skiller Norge seg ut. Hele 46 % av norske virksomheter lagrer avtaler på flere ulike steder, sammenlignet med 38 % i Sverige og 36 % i Finland.

Avtalene lagres gjerne i e-post, på lokale maskiner eller i ulike systemer. Dette gjør det tidkrevende å finne frem riktig dokument.

Når avtaler er spredt, blir det også vanskeligere å holde oversikt. Det kan være uklart når en avtale utløper, hva som er avtalt, og hvem som har ansvar. Dette øker risikoen for feil, glemte forpliktelser og i verste fall konflikter.

Vil du gjøre avtalehåndtering enklere?

Når avtaler samles på ett sted – fra opprettelse til digital signering og videre oppfølging – blir hverdagen enklere. Dokumenter er lett tilgjengelige, ansvar er tydelig fordelt, og risikoen reduseres.

Og kanskje viktigst: avtaler tar ikke mer tid enn nødvendig.

Terhi Tella jobber med Visma Sign-markedsføring. Terhi er inspirert av verdiskapende kommunikasjon og ønsker å se ting fra kundens perspektiv.