3 bærekraftige grunner til å begynne e-signering

I beste fall er bærekraftige og ansvarlige handlinger et konkurransefortrinn for bedrifter, men det blir også stadig mer forventet av bedrifter. Etter hvert som bærekraft ble en verdi som styrer forbrukernes kjøpsbeslutninger, begynte flere og flere B2C-selskaper å tenke på sin egen bærekraft og ta skritt for å utvikle den.

Bærekraft er fortsatt en sterk trend år etter år. Hva som er bærekraftig endres over tid. Samtidig utvides bærekraft til å omfatte nye områder og ulike tilnærminger. Med andre ord handler bærekraften til bedrifter og organisasjoner i dag om en bredere helhet enn bare hensynet til miljøet i et økologisk perspektiv. Sosialt ansvar, menneskerettigheter, likeverd mellom mennesker og dyrs rettigheter, er alle spørsmål der bedrifter forventes å handle på en bærekraftig måte.

Bedrifter forventes å ta i bruk bærekraftige strategier og praksiser

I dag forutsettes bærekraft også av B2B-selskaper. Bærekraftsprogrammer, et grønt verdigrunnlag, konkrete tiltak, samt sertifiseringer og kvalitetsrevisjon, er viktige for viljen til å samarbeide med en bedrift.

Man kan eller ønsker ikke å bli en del av en bedrifts interessentgruppe dersom bærekraft ikke tas hensyn til og utvikles på en konkret måte i bedriftene som tilhører interessentgruppen. For eksempel kan et selskap som kommuniserer om sin bærekraft komme i en vanskelig posisjon dersom det viser seg at selskapets underleverandører bryter selskapets ansvarsprinsipper.

Det blir også vanskeligere å rekruttere nye medarbeidere dersom kompetente arbeidstakere ikke søker på de ledige stillingene, fordi bedriften har et dårlig rykte på grunn av dårlige arbeidsforhold. Det samme gjelder om bedriftens drift generelt sett ikke samsvarer med potensielle ansattes personlige verdier.

Bærekraft er et meget bredt fag som omfatter individets og samfunnets trivsel, samt miljø og natur. Alt påvirker alt og henger direkte eller indirekte sammen.

Vi vil ikke påstå at Visma Sign løser alle spørsmål om samfunnsansvar, men det kan være en måte å utvikle dem og skape merverdi for interessentgruppene.

Tre perspektiver på hvordan Visma Sign støtter bedrifter i å handle mer bærekraftig:

1. Papirfritt sparer miljøet

Med Visma Sign lages det opptil 20 000 signaturer per dag. Hvis hvert av disse dokumentene og avtalene ble skrevet ut, ville antallet papirark være enormt!

La oss se hvor mange papirer e-signering sparer konkret:
En gjennomsnittsavtale består av fem A4-ark. Hvis hver underskriver får sitt eget eksemplar av avtalen, har digital signering i beste fall spart hundrevis av kilo papir per dag.

20 000 x 5 = 100 000 A4-ark
100 000 x 5 g (vekten av ett A4-ark) = 500 kg

Basert på disse tallene har Visma Sign i beste fall spart 100 000 ark, det vil si 500 kilo papir per dag.

Les også: 5 konkrete tips for å gjøre bedriften mer bærekraftig

2. En bærekraftig arbeidsgiver tilbyr et godt organisatorisk arbeidsmiljø

En bærekraftig arbeidsgiver jobber for et godt organisatorisk arbeidsmiljø, ivaretar personalets trivsel på arbeidsplassen og tilstreber å redusere psykososiale stressfaktorer.

Arbeidstilsynet beskriver det organisatoriske arbeidsmiljøet som et resultat av hvordan arbeidet organiseres, kontrolleres, kommuniseres og hvordan beslutninger tas. Mangler i organisatoriske faktorer som utilstrekkelige ressurser, dårlige forhold for å styre arbeidet eller andre utdaterte verktøy, kan forårsake usunn arbeidsbelastning. Derfor er det viktig at arbeidsgiver innenfor rammen av sitt arbeidsmiljøarbeid holder oversikt over det organisatoriske arbeidsmiljøet og opptrer forebyggende mot risiko knyttet til arbeidsbelastning.

Å forenkle og effektivisere selv mindre oppgaver i hverdagen kan bidra til å bedre trivselen på arbeidsplassen. E-avtaler, signaturer og arkivering eliminerer tidkrevende manuelle oppgaver og reduserer dermed belastningen for den enkelte.

Selv en mindre stressende og tidkrevende oppgave forbedrer utholdenheten og øker trivselen på arbeidsplassen.

3. Sikker håndtering av personopplysninger er bærekraftig

Den generelle databeskyttelsesforordningen, GDPR, regulerer behandlingen av personopplysninger. Databeskyttelsesforordningen pålegger alle som behandler personopplysninger å sørge for at dataene er beskyttet.

Visma Sign er egnet for pålitelig behandling og administrasjon av sensitive data. Dataene kan kun gjennomgås av autoriserte personer. Derfor stoler mange forsikringsselskaper, banker, finansselskaper, helseorganisasjoner og andre selskaper og lokalsamfunn som krever et høyt nivå av sikkerhet og databeskyttelse, på Visma Signs digitale kontrakter, signering og arkivering.

Visma Signs signeringstjeneste er sikker. Tjenesten revideres årlig av Vismas interne informasjonssikkerhetsekspert.

En bedrift eller organisasjon med sterk datasikkerhet opptrer på en bærekraftig måte.

Les også: Sikkerheten ved e-signaturer – det digitale fotavtrykket lyver ikke

Bærekraft er viktig for bedriftens image

Kravene til bærekraft og bærekraftig utvikling blir høyere for hvert år. Å begynne å bruke Visma Sign er en konkret og enkel måte for bedrifter å utvikle sin bærekraft.