Er teamet og bedriften din lei av den fullstendig utdatert papirmøllen? Da er elektronisk signering et mer attraktivt alternativ.

Nesten alle dokumenter i dag opprettes digitalt, men må fortsatt skrives ut for signering. Det er også en mengde tjenester på markedet som kan være vanskelig å skille mellom. Hvordan kan du komme i gang med elektronisk signering, og hva bør tas i betraktning når du velger en slik tjeneste da?

Hvor raskt det er å komme i gang med bruk av tjenesten

Det er naturlig å starte med å vurdere kostnaden, men brukervennlighet er også et av de viktigste elementene når du sammenligner ulike tjenester. Denne gjenspeiles både under implementeringen og hvordan det er å bruke tjenesten daglig.

Avhengig av hvilken tjeneste du velger, kan det bety at du står overfor et massivt implementeringsprosjekt med en kompleks tilpasning, Heldigvis finnes det praktiske skytjenester som Visma Sign. Det gjør det mulig å sende dokumenter på nettet i løpet av bare noen minutter.

Skaper utvidelse ulemper?

Signering av enkeltdokumenter er enkelt, uavhengig av hvilken tjeneste du velger. Men hva skjer når du vil bruke elektronisk signering for et stort antall dokumenter? Kanskje du ønsker å inkludere flere team, eller til og med et internasjonalt konsern.

Kan tjenesten utvides uten at det blir et massivt prosjekt? Skalerbarhet er ikke bare viktig for store selskaper, men også for eiendomsforvaltere som representerer flere boligforeninger. Det er fort gjort å havne i samme situasjon.

Fleksibilitet

Vær også oppmerksom på hvilke ulike funksjoner de tjenestene du vurderer har. Støtter de situasjoner som er typiske for bedriften din?

Personalavdelingen kan kreve strenge brukertillatelser slik at bare utvalgte personer har tilgang til dokumenter knyttet til ansettelser.

For styret er det imidlertid viktig at dokumentene blir signert i en bestemt rekkefølge og at man enkelt kan ha oversikt over mottatte signaturer, selv ved et stort antall underskrivere.

Kundene kan også sette stor pris på et webskjema med signeringsmuligheter. Der kan de selv oppgi nødvendig informasjon og deretter signere med en elektronisk signatur. Alle de ovennevnte funksjonene er integrert i Visma Sign.

Hvilke signeringsmetoder bruker tjenesten?

Mange store globale elektroniske signeringstjenester bruker bare elektroniske signaturer som tegnes digitalt ved hjelp av en datamaskin, et nettbrett, eller en telefon. Dette kalles for enkel identifisering og skiller seg fra sikker identifisering – som bruker lokale bankkoder eller mobilsertifikater.

EU-direktivet om elektroniske signaturer (eIDAS) skiller ikke mellom disse to metodene i prinsippet. De er begge juridisk sett godkjent for elektronisk signering. Derimot er det ingen tvil om underskriverens identitet med sikker identifisering.

De fleste tjenestene tilbyr bare en signeringsmetode, men Visma Sign-brukere kan bruke begge etter behov.

For eksempel, kan en av underskriverne være lokalisert i et land der sikker identifisering er ikke mulig. I slike tilfeller kan underskriveren signere dokumentet digitalt ved å tegne signaturen sin, mens de andre underskriverne bruker sikker identifisering.

Revisjonsspor og sporbarhet

Signaturtjenester er lovregulerte, noe som betyr at tjenesteleverandører må oppfylle visse betingelser. Imidlertig er det store forskjeller mellom de ulike tjenestene. Disse inkluderer hensyn til hvilken grad tjenesten gir informasjon om aktiviteter til individuelle brukere og underskrivere.

Detaljert sporbarhet av hendelser kalles revisjonsspor. Hvis personlige hendelser er sterkt verifisert, kan tjenesten gi fullstendig informasjon om identiteten til registrerte brukere og individuelle underskrivere samt nøyaktige tider for hendelser knyttet til disse personene. Selv om denne informasjonen vanligvis ikke er nødvendig i bedriftens hverdag, kan den være til stor hjelp med å avgjøre mistanke om uregelmessigheter, for eksempel.

Jo sterkere revisjonsspor en tjeneste har, desto vanskeligere vil det være for en part å begå svindel i en bedrifts eller et annet individs navn.

Tjenester som Visma Sign bruker sikker identifisering og bekrefter brukerens identitet både ved registrering av tjenesten og under signering. Hvis en tjeneste ikke bruker sikker identifisering når en konto åpnes, er sporbarheten allerede mangelfull når en bruker registrerer seg.

Integrasjonsmuligheter

Vil du administrere all dokumentbehandling i en programvare, eller vil du heller tilby elektronisk signering i din egen tjeneste? Da bør du forsikre deg om at tjenesten du velger enkelt kan integreres med programvaren.

Finn ut hvilke muligheter for integrering tjenesteleverandøren tilbyr. Åpent grensesnitt, detaljerte eksempler og sandkassemiljø forenkler integrering og testing helt fra starten av. Disse er tilgjengelig i Visma Sign uten ekstra kostnad. Lær mer om integrering av elektronisk signering.

Vil du ha mer informasjon om elektronisk signering og Visma Sign? Send oss en forespørsel, så kontakter vi deg så raskt vi kan.

Send en forespørsel


Terhi Tella jobber med Visma Sign-markedsføring. Terhi er inspirert av verdiskapende kommunikasjon og ønsker å se ting fra kundens perspektiv.